Rozkliknutím sekce HR modul v menu na levé straně se zobrazí podmenu, pomocí kterého se dostanete do jednotlivých agend HR modulu. Je zde nástěnka, agendy Zaměstnanci, Dokumenty, Majetek, Hodnocení a Sdílené.



OBSAH


Nástěnka

 

Jako první se zobrazí hlavní nástěnka, na které jsou grafy, přehledy s upozorněními a přehledy výročí.


Grafy se tvoří automaticky a dávají přehled o využití kapacity diskového prostoru na serveru, dále zobrazují číselné a procentuální zastoupení zaměstnanců dle pohlaví a také dle věku.


Ve spodní části nástěnky je přehled upozornění a přehled výročí. U přehledu upozornění si administrátor systému může nastavit, jaká upozornění se mu v tomto přehledu budou zobrazovat. Postup, jak nastavit upozornění je popsán v části „Nastavení HR modulu“.


Přehled výročí vychází z dat, která jsou zadána na kartě zaměstnance. Datum nástupu je automaticky povinná položka při vytváření zaměstnance i v docházce Alveno a toto datum se také propisuje do karty zaměstnance v HR modulu. Pokud vyplníte na kartě zaměstnance v HR modulu i datum narození, tak na nástěnce budete upozorněni, že zaměstnanec má narozeniny.





Zaměstnanci

 

Pro účely používání docházky je u zaměstnance vyžadováno pouze jméno, příjmení, osobní číslo, datum nástupu a zařazení do konkrétní pracovní skupiny. Tyto údaje zadané do docházky, se automaticky propisují i do agendy zaměstnance v HR modul. Zde pak můžete doplnit ostatní podrobnosti, které chcete u zaměstnance evidovat. Žádný údaj není povinný a je jen na vás , které informace chcete evidovat.  


Kliknutím na agendu Zaměstnanci se zobrazí seznam zaměstnanců, které už v programu máte vytvořené ať už prostřednictvím docházky nebo v HR modulu. Nového zaměstnance vytvoříte kliknutím na tlačítko Přidat zaměstnance v horní částí obrazovky. V tento okamžik je postup vyplnění údajů stejný, jako když vyplníte zaměstnance přes docházku

Podrobné informace u zaměstnance doplníte tak, že myší najedete na jméno zaměstnance, které se modře podbarví a aktivují se ikony pro zadání informací. Zvolte první ikonu s názvem „Detail“.



Následně se otevře šablona pro zadávání informací.


Agenda zaměstnanci je rozdělena na čtyři karty. 


První karta je Zaměstnanec. V případě, že do ní vyplníte datum narození a vyberete pohlaví zaměstnance, tak se tyto data počítají v grafech na úvodní nástěnce. Pokud data nejsou vyplněna, budou na nástěnce jako „nezadáno“.


Na druhé kartě s názvem Kontakty můžete vyplnit osobní a pracovní kontakty a také kontakt na příbuzné zaměstnance.


Karta Bydliště umožní vyplnit trvalé a přechodné bydliště zaměstnance.


Čtvrtá karta Ostatní je specifická v tom, že umožní vytvořit a evidovat údaje, které jsou pro Vás důležité. Můžete si sami vytvořit skupiny a do nich vkládat informace dle libosti. Evidovat koníčky, narozeniny dětí atd. Tady už záleží na specifických potřebách a také fantazii. Podrobnější informace k nastavení naleznete zde.




Dokumenty


V této agendě je možnost evidovat jakékoliv dokumenty, které chcete u zaměstnance mít k dispozici.  


V seznamu vyberete zaměstnance, kterému chcete vytvořit nějaký dokument. V okamžiku, když na něj najedete myší, tak se modře podbarví a aktivují se ikony pro zadání informací. Zvolte druhou ikonu s názvem „Dokumenty".




Pokud jste již předtím měli nějakého zaměstnance zvoleného, tak bude tento krok vynechán a už můžete rovnou vybírat šablonu dokumentu.


Agenda obsahuje v základu tři šablony. Dohoda o pracovní činnosti, dohoda o provedení práce a pracovní smlouva. Je na vás, jaké další dokumenty chcete evidovat. Opět v nastavení HR modulu můžete vytvořit šablonu libovolného dokumentu (ať je to smlouva o vzdělávání, dohoda o náhradě škody způsobené zaměstnancem atd.)


Po kliknutí na ikonu „Dokumenty“ se vám zobrazí seznam šablon dokumentů, které můžete u zaměstnance evidovat. Pokud v nastavení programu máte vytvořenou vlastní šablonu dokumentu, tak se v tomto seznamu objeví také spolu se třemi systémovými šablonami.




Nový dokument u zaměstnance vytvoříte kliknutím na zelené tlačítko plus. Následně se Vám otevře šablona, která je rozdělena na skupiny. Název každé skupiny je vyveden v modré barvě. Pod každou skupinou jsou položky, které můžete vyplnit. Některé položky obsahují text, některé datum, další mají výběrové pole, kde vyberete již předem dané hodnoty. Máte i možnost vložit naskenovaný dokument. Informace uložíte kliknutím na zelené tlačítko Uložit pod šablonou. Poté co je dokument uložen, tak jej opět najdete v seznamu dokumentů u tohoto zaměstnance. Najetím myší se dokument modře podbarví a podrobnosti můžete zobrazit kliknutím na symbol oka.




Majetek


Tato agenda slouží k evidenci majetku svěřeného danému zaměstnanci. Princip práce s touto agendou je podobný jako u agendy Dokumenty. Opět je zde seznam zaměstnanců a najetím myší se tento zaměstnanec modře podbarví a aktivují se ikony agend pro zadávání informací. Zvolte třetí ikonu s názvem „Majetek“.



A stejně jako v předchozí agendě, pokud jste měli již zvoleného nějakého zaměstnance, tak bude tento krok vynechán a můžete rovnou vybírat šablonu pro evidenci majetku.


I tato agenda obsahuje v základu tři šablony. Automobil, mobilní telefon a PC. Také zde je na Vašich potřebách a fantazii, jaký majetek chcete u zaměstnance evidovat. V nastavení HR modulu (vložit odkaz) si můžete vytvořit libovolnou šablonu pro majetek (ať je to pracovní oblečení, svěřený přístroj atd.)

 

Po kliknutí na ikonu „Majetek“ se vám zobrazí seznam šablon majetku, který můžete u zaměstnance evidovat. Pokud v nastavení programu máte vytvořenou vlastní šablonu majetku, tak se v tomto seznamu objeví také spolu se třemi systémovými šablonami pro majetek.



Nový svěřený majetek zaměstnanci přidáte kliknutím na zelené tlačítko plus. Následně se Vám otevře šablona, která je rozdělena na skupiny. Název každé skupiny je vyveden v modré barvě. Většinou jsou skupiny v systémových šablonách pojmenovány Základní informace, Ostatní, Dokumenty a Poznámka

K základním informacím patří např. název zařízení, model, datum pořízení, záruka atd. V ostatních jsou informace o datu předání zaměstnanci, vrácení, dále datu, kdy vzniká nárok na výměnu zařízení a popis příslušenství. Do dokumentů je možné naskenovat doklad o nákupu a záruční list. Skupina poznámka umožňuje vložit text s poznámkou. Názvy skupin a položek v nich jsou pouze orientační. Tím, že systém je velmi variabilní a uživatelé si mohou vše přizpůsobit svým potřebám, tak mohou i názvy skupin a názvy položek v nich vypadat úplně jinak.


Informace uložíte kliknutím na zelené tlačítko Uložit pod šablonou. Poté co je majetek uložen, tak jej opět najdete v seznamu majetku u tohoto zaměstnance. Najetím myší se položka majetku modře podbarví a podrobnosti můžete zobrazit kliknutím na symbol oka.




Hodnocení


Agenda hodnocení slouží k evidenci hodnotících pohovorů se zaměstnancem. Princip práce je stejný jako u předchozích agend.


I zde se po vstupu do této agendy zobrazí seznam zaměstnanců a v okamžiku najetí myší na zaměstnance se tento zaměstnanec modře podbarví a aktivují se ikony agend pro zadávání informací. Zvolte čtvrtou ikonu s názvem „Hodnocení“.



I zde, tak jako v předchozích agendách, pokud jste měli již zvoleného nějakého zaměstnance, tak bude tento krok vynechán a můžete rovnou vybírat šablonu pro hodnocení zaměstnance.

 

Na rozdíl od agend „Dokumenty“ a „Majetek“ obsahuje tato agenda v základu jednu šablonu pro zaznamenání hodnotícího pohovoru se zaměstnancem. Je dále na Vašich potřebách, jaké další věci chcete v této agendě evidovat. V nastavení HR modulu si můžete vytvořit libovolnou šablonu pro hodnocení (ať jsou to kvartální pohovory, vstupní pohovory, výstupní pohovory atd.)



Hodnocení zaměstnanci přidáte kliknutím na zelené tlačítko plus. Následně se Vám otevře šablona, která je rozdělena na tři skupiny: Základní informace, Účastníci pohovoru, Hodnocení pohovoru. Názvy skupin jsou v modré barvě. Základní informace obsahují popis a typ pohovoru, datum pohovoru a datum příštího pohovoru. U účastníků pohovoru můžete vybrat některého z uživatelů, kteří mají přístup do programu Alveno. Do skupiny s hodnocením pohovoru můžete zapsat poznámku. Názvy skupin a položek v nich jsou pouze orientační. Tím, že systém je velmi variabilní a uživatelé si mohou vše přizpůsobit svým potřebám, tak mohou i názvy skupin a názvy položek v nich vypadat úplně jinak.


Informace uložíte kliknutím na zelené tlačítko Uložit pod šablonou. Poté co je hodnocení uloženo, tak jej opět najdete v seznamu hodnocení u tohoto zaměstnance. Najetím myší se položka hodnocení modře podbarví a podrobnosti můžete zobrazit kliknutím na symbol oka.




Sdíle


Tato agenda je od předchozích rozdílná v tom, že zobrazuje informace, které jsou pro všechny uživatele v programu společné. Je zde klasická stromová struktura, jakou znáte třeba z programu Windows. Můžete buď přímo nahrávat soubory nebo vytvářet složky a do nich nahrávat soubory. Mohou zde být různé vnitrofiremní směrnice, také zde mohou být různé firemní vzory žádanek o návštěvu lékaře, dovolenou atd.


Uživatel, který má právo zápisu k agendě „Sdílené“ vidí nahoře zelené tlačítko Vytvořit složku a Nahrát soubor.



Pokud vytváříte složku, tak Vás program vyzve k jejímu pojmenování a následně už jen potvrdíte tlačítkem Uložit.




Poté co je složka vytvořena, tak na ni v seznamu najedete myší, složka se podbarví modrou barvou a vy kliknete na symbol oka, čímž se dostanete do obsahu složky. V ní úplně stejným způsobem můžete vytvářet podsložky nebo do ní nahrávat soubory. Vedle symbolu oka je i symbol tužka pro opravu názvu složky nebo souboru a koš pro jeho smazání. Tyto dvě ikony mají pouze uživatelé, kteří mají právo zápisu do agendy Sdílené v HR modulu.


Nahrávání souboru je stejné jako jinde v PC. Klikněte na tlačítko Nahrát soubor. Ve složkách nebo na discích ve svém PC vyberte požadovaný soubor a potvrdíte tlačítkem otevřít. Tím se soubor uloží do seznamu. Následně jej můžete otevřít najetím na tento soubor v seznamu a zvolením tlačítka se symbolem oka.