OBSAH



Jak již bylo zmíněno, tak HR modul dává svým uživatelům možnost přizpůsobit si jednotlivé agendy podle svých představ.


Nastavovat a upravovat šablony v HR modulu mohou jen uživatelé, kteří mají právo zápisu na Nastavení HR modul.

 

V menu na levé straně zvolte Nastavení a na pravé straně vidíte sekci HR modul.



Nastavení je rozděleno podle jednotlivých agend. Zaměstnanci, Dokumenty, Majetek, Hodnocení zaměstnanců. Navíc je zde samostatná sekce Číselníky.


Princip úprav je ve všech agendách stejný. V případě, že Vám nestačí informace, které máte v agendě Zaměstnanci, tak na ni najeďte myší. Modře se Vám podbarví a aktivuje se symbol oka, na který kliknete.



Nastavení v agendě zaměstnanci


Jak již bylo popisováno, tak agenda Zaměstnanci, má čtyři karty. A poslední karta s názvem Ostatní, umožňuje vkládat informace, které pro Vás mohou být užitečné. Již je zde vytvořena jedna skupina, kterou můžete klidně smazat a vytvořit si novou, nebo si vytvořit další skupinu.



Pro příklad si vytvoříme další skupinu. Klikněte na zelené tlačítko Přidat skupinu a zadejte její název. V našem příkladu zadáme název „Zajímavosti a znalosti“.



Tím, že jsme vytvořili skupinu, tak do ní můžeme vkládat údaje. Najetím myší na danou skupinu se nám její název modře podbarví a kliknutím na tlačítko + můžeme vložit uživatelský údaj.



Vyplňte jeho název. Jako příklad uvedeme „Oblíbený film“. Následně můžeme zvolit jedenáct různých typů údajů. Nejlepší je název filmu prostě napsat, proto zvolíme typ Krátký text. Podrobnosti o každém typu údaje jsou níže.




Typy údajů:


Krátký text – umožňuje uživateli vložit libovolný krátký text.


Krátký text s výběrem – je stejný jako krátký text, ale když uživatel začne vyplňovat, tak podle prvních písmen mu už systém nabízí text, který byl již předtím vyplněn.


Výběr – Tento údaj je specifický v tom, že se kombinuje s číselníky. V nastavení HR modulu je sekce Číselníky. Pokud chcete mít nějaké položky, které jsou striktně dány a zaměstnanec může vybrat jen z konkrétního seznamu, tak ten seznam musíte vytvořit právě v číselníku. Sekce Číselníky již obsahuje přehled číselníků použitých v celém HR modulu.



Když víte, že chcete například u zaměstnance evidovat úroveň znalosti angličtiny, tak v číselníku klikněte na zelené tlačítko Přidat číselník a dle libosti ho pojmenujte. V našem případě „Úroveň angličtiny“ a potvrďte zeleným tlačítkem Uložit.



Poté do již vytvořeného číselníku vložte jednotlivé položky. Najeďte myší na číselník, ten se modře podbarví a klikněte na tlačítko +. A takto postupně vkládáte názvy A1, A2, B1, B2, C1 a C2.




Pokud máte hodnoty vyplněné a přidáváte např. na kartu Ostatní u zaměstnance do šablony „Zajímavosti a znalosti“ údaj s názvem „Angličtina“ a zvolíte typ údaje „Výběr“, tak Vám program nabídne seznam číselníků, které jsou vytvořené. Vyberete vytvořený číselník „Úroveň angličtiny“ a následně potvrdíte tlačítkem Uložit. Uživatel pak bude moci vybírat úroveň angličtiny jen podle předem definovaných hodnot a nebude do toho pole moci napsat nic jiného. 




Dlouhý text – když chcete vkládat nějaké delší poznámky a nestačí krátký text, tak zvolte tuto možnost.


Datum – je další typ uživatelského údaje, který má více možností. Když zvolíte pouze typ datum, tak můžete pouze to datum vybrat. Jako příklad zvolíte název údaje „Řidičský průkaz od“. Uživatel pak může vybrat pouze datum od kterého zaměstnanec řidičský průkaz vlastní. Když ovšem zvolíte datum, tak pod ním je možnost zaškrtnout políčko Povolit notifikace. Zaškrtnutím tohoto políčka se rozšíří pole pro zadávání a je zde další zaškrtávací políčko, a to má název Zobrazit na nástěnce. Když chceme tento údaj po přihlášení do programu okamžitě vidět na nástěnce, tak toto políčko zaškrtneme. Dále můžeme vybrat, jak dlouho předem se toto upozornění na nástěnce zobrazí.


Poslední volbou je možnost „Komu posílat“. Z uživatelů vyberete osobu, které budou chodit mailem jednou měsíčně souhrnné sestavy, kde bude přehled všech termínů, u kterých má nastavené nějaké upozornění.



Který den v měsíci Vám budou chodit e-maily nastavíte tak, že v menu na levé straně zvolíte Nastavení a dále sekci Obecná nastavení, kde najdete Povolené notifikace. Když si u notifikací v HR modulu zatrhnete, že chcete zasílat notifikace e-mailem, tak si můžete zvolit, který den v měsíci má e-mail chodit.




Zaškrtávací políčko – Jednoduchá možnost, jak si zatrhnout, jestli tato možnost platí nebo ne. Chcete například vědět, zda člověk hraje golf? Můžete si vytvořit uživatelský údaj, který nazvete „Hraje golf“? A následně se objeví checkbox, který můžete zatrhnout a dostanete informaci, že golf hraje.


Celé číslo – Umožní zadat hodnotu v celém čísle. (Handicap v golfu, výše odměny, počet dětí atp.)


Desetinné číslo – Na rozdíl od celého čísla umožní zadat číslo oddělené desetinnou částkou.


Odkaz – Tento údaj uživateli umožní vkládat odkazy např. na web. (profil zaměstnance na FB, odkaz na jeho osobní stránky atp.)


Soubor – Prostor, kam můžeme nahrávat dokumenty z počítače. Chcete např. mít životopis zaměstnance? Vytvořte si do skupiny název uživatelského údaje „Životopis“ a jako typ uživatelského údaje zvolte „Soubor“ a následně budete moci k zaměstnanci vkládat jeho životopis.


Uživatel – Můžete vybrat jméno nějakého uživatele, který už má do Alvena přístup. Zase záleží na představivosti. Chcete evidovat u nastupujícího zaměstnance někoho, kdo jej bude provázet firmou? Vytvoříte typ uživatelského údaje s názvem „Průvodce firmou“ a typ uživatelského údaje zvolte „Uživatel“. Poté už můžete v šabloně vybrat osobu, která má zaměstnance na starost.





Nastavení v agendách Dokumenty, Majetek a Hodnocení


Rozdíl mezi agendou Zaměstnanci a agendami Dokumenty, Majetek a Hodnocení je ten, že u agendy Zaměstnanci můžete přidávat jen skupinu informací do záložky Ostatní. U ostatních agend si můžete sami vytvořit úplně novou položku. Chcete v agendě Dokumenty evidovat např. Dohodu o uznání závazku k náhradě škody? Můžete si ji vytvořit podle svých představ a vkládat jen informace, které skutečně potřebujete.


Zvolte Nastavení v menu na levé straně. V sekci HR modul vyberte položku Dokumenty.



Zobrazí se Vám seznam tří systémových šablon. Nyní si můžete přidat vlastní kliknutím na zelené tlačítko Přidat šablonu. Vyplním název „Dohoda o uznání závazku k náhradě škody“.


Po uložení se zobrazí úplně prázdné pole s jediným zeleným tlačítkem Přidat skupinu. Můžete například evidovat kdy a jak vznikla škoda, způsob úhrady škody a počítáte s tím, že dohodu chcete naskenovat a také si evidovat nějakou poznámku. Pro příklad si můžete vytvořit čtyři samostatné skupiny. Pojmenujme je třeba „Škoda“, „Náhrada“, „Scan dohody“ a „Poznámka“.



Další postup už je stejný jako je tomu u nastavení agendy zaměstnanci. Jsou vytvořené skupiny, které mají modrý nadpis. Najetím myší na název skupiny, se název podbarví a můžete pomocí tlačítka + přidat nový uživatelský údaj. Jeden údaj může mít název „Datum škody“ a typ údaje zvolím Datum (popis jednotlivých typů údajů je v Nastavení v agendě Zaměstnanci. (Vložit odkaz), další název může být „Výše škody“ a typ údaje dáte Celé číslo a třetí údaj bude mít název „Popis škody“ a typ údaje dáte např. Dlouhý text. Ve skupině Náhrada můžete dát název „Měsíční splátka“ a opět typ údaje Celé číslo a také třeba chcete zaevidovat „Datum dohody“ a typem údaje bude opět Datum. Skupina Scan dohody může obsahovat jen jeden údaj s názvem „Scan dohody“ a typ údaje je Soubor. A poslední skupinou je Poznámka. Název můžeme pojmenovat např. „Poznámka k dohodě“ a typ údaje bude Dlouhý text.



Když si takto vytvořím nový dokument, hned ho vidím v seznamu v agendě Dokumenty. Pak už jen nový dokument přidám kliknutím na zelené tlačítko + a můžu začít vyplňovat údaje.




Tímto způsobem si můžu vytvářet libovolné šablony ve všech ostatních agendách a systém práce je pořád stejný.