Jak si nastavit upozornění v HR Systému

Upozornění na údálosti jsou v HR systému rozděleny na systémová a uživatelsky definovatelná.

Systémová upozornění vás informují o narozeninách vašich zaměstnanců, o výročí ve firmě, o datech nástupu nových zaměstnanců, případně o konci zkušební doby nebo ukončení pracovního poměru u zaměstnanců stávajících.

Pro tato systémová upozornéní slouží na nástěnce samostatná okna po pravé straně, ve kterých vidíte všechny údaje s předstihem 3 měsíce.

Pro uživatelská upozornění slouží na nástěnce okno hlavní a všechna upozornění si můžete nastavit naprosto individuálně a to bez ohledu na to, jestli chcete být upozorněni na záznamy ze šanonů nebo karty zaměstnanců.

Upozornění si můžete nastavit přímo na datum uvedené v šanonu nebo na budoucí událost. Co to znamená a jak upozornění nastavit si ukážeme na příkladu. 

Máme založený šanon s názvem "Mobilní telefony" a u každého mobilního telefonu si evidujeme Datum pořízení, Datum konce platnosti záruky a také Datum svěření - tedy kdy jsem daný mobilní telefony svěřili zaměstnanci. 

A od HR systému chceme být informováni, kdy končí mobilním telefonům záruka a také kdy má zaměstnanec nárok na nový mobilní telefon.

Upozornění na datum uvedené v šanonu

Dle výše uvedeného příkladu bude tato varianta pro nás vhodná, pokud chceme být upozorněni na končící záruku u mobilních telefonů. Datum konce platnosti záruky totiž máme v šanonu přímo vyplněné a tak upozornění založíme přes Šanony, následně karta Upozornění a stiskněte tlačítko Přidat upozornění na událost. 

Otevře se nám průvodce založením nového upozornění, kde musíme vybrat na jakou událost chceme být upozorněni, kdy máme být upozorněni a kdo má být upozorněn.

Pro událost znamená, že vybereme, pro jakou událost upozornění chceme. V našem příkladě vybereme položku "Datum konce záruky".

Kdy upozornit znamená, že si nastavíme, kolik dní/měsíců před danou událostí chceme upozornění vidět na Nástěnce. 

Poslední položkou je Koho upozornit, kde vybíráme, komu se má dané upozornění ukázat na Nástěnce.

Formulářové pole Zaměstnanec znamená, že se upozornění objeví zaměstnanci přímo uvedeném u daného záznamu. V našem příkladu se svěřeným mobilním telefonem by se upozornění na konec záruky ukázala zaměstnanci, který má telefon v užívání.

Konkrétní zaměstnanci znamená, že přímo vybereme, kterému zaměstnanci se má upozornění zobrazit.

Volba Konkrétní uživatelé je určena pro ty, kteří HR systém používají samostatně a u kterých je možnost mít externího uživatele HR systému, který není evidován jako zaměstnanec.

Poslední volba Emaily vám umožňuje nastavit libovolnou emailovou adresu a následně budou upozornění chodit na tuto adresu bez nutnosti přihlášení do HR systému.

Pro náš příklad nastavíme, aby upozornění na konec záruky mobilních telefonů se zobrazovali na nástěnce konkrétního zaměstnance.

Po uložení se začnou upozornění zobrazovat na nástěnce.

Upozornění na navazující událost

Tuto možnost využijete v případě, že datum, na které chcete být upozorněni, není přímo v záznamu uvedeno, ale navazuje na datum, které uvedeno je.

V našem příkladu si to můžeme ukázat na situaci, kdy bychom chtěli být upozorněni, že změstnanec má nárok na nový mobilní telefon. Vzhledem k tomu, že datum, kdy má zaměstnanec na nový telefon nárok, není v šanonu uvedeno, budeme vycházet z data svěření, protože máme v naší společnosti pravidlo, že po 24 měsících po obdržení telefonu má zaměstnanec nárok na nový.

Opět využijeme stejnou cestu pro spuštění průvodce založení nového upozornění ( Šanony - konkrétní šanon - záložka Upozornění - tlačítko Přidat upozornění na událost ).

Sekce Pro událost bude tentokrát vyplněna jinak. Zadáme událost, od které se chceme "odpíchnout"a zadáme dobu, po které má událost nastat. Jak jsme si řekli, v našem případě to bude 24 měsíců po předání telefonu.

Současně zadáme, že toto upozornění chceme obdržet 30 dní před danou událostí.

Příklad : Pokud tedy zaměstnanci svěříme nový mobilní telefon 1.9.2023 a nastavíme upozornění dle výše uvedeného obrázku, tak v HR systému se nám 2.8.2025 objeví upozornění, že zaměstnanec má 1.9.2025 nárok na nový telefon.

Co se týče nastavení, komu se dané upozornění má zobrazovat, je to stejné jako v u upozornění na konkrétní událost.

Pokročilé možnosti

Tlačítko Pokročilé možnosti vás přepne do samostatného okna, kde všechna upozornění uvidíte přehledněji a případně při větším počtu upozornění je můžete pro přehlednost filtrovat.

Práce s upozorněními 

Pomocí symbolu "zvoneček" můžete dané upozornění z nástěnky odstranit. Stane se neaktivním a pokud byste jej potřebovali opět dostat mezi aktivní, můžete to udělat přes Pokročilé možnosti. 

Před upozorněním vždy budete mít jeden ze dvou symbolů podle toho, jestli se jedná o upozornění na datum ze šanonu nebo se jedná o nadcházející událost.