Checklisty

Checklisty jsou nástroj, který vám umožní nadefinovat si určitou akci složenou z dílčích úkolů a tyto úkoly si následně "odškrtávat". Tento nástroj vám zaručí, že při plnění dané akce na nic nezapomenete, protože si postupně všechy dílčí úkoly budete uzavírat a vidíte, co vám ještě zbývá.

Jako typický příklad pro užití checklistu je nástup nového zaměstnance, kde je potřeba s ním např. podepsat smlouvu, udělat školení BOZP atd.

Poznámka : Checklisty se používají například v letecké dopravě, kde každý pilot má checklist pro start, checklist pro přistání a na něm seznam úkolů, které všechny musí provést, aby se daný úkon zdařil.

OBSAH

• Jednorázový checklist
• Šablona checklistu
• Oprávnění na checklisty

Jednorázový checklist

V případě, že se jedná o jednorázovou akci, která se nebude již opakovat, můžete si vytvořit jednorázový checklist. 

V hlavním menu klikněte na Checklisty, následně nahoře záložka Checklisty a vpravo tlačítko Přidat checklist

Otevře se vám okno pro vytvoření nového checklistu, které obsahuje tři sekce a to Základní údaje checklistu, Úkoly a Naplánovat spuštění checklistu.

Základní údaje checklistu

V této sekci si checklist nazvete, vyberete zodpovědnou osobu a případně kterého zaměstnance se checklist týká. Případně můžete checklist zařadit do kategorie stejně jako šanon.

Důležité je výchozí datum. Od výchozího data checklistu se pak odvíjí data u jednotlivých úkolů. 

Příklad - první část :

Je léto, ale již nyní plánujeme vánoční večírek a tak přemýšlíme, co všechno bude potřeba zařídit. Založíme si nový checklist s názvem Vánoční večírek a zodpovědnou osobou bude Martin Švéda. Tento checklist se nijak netýká žádného zaměstnance a tak vazba na zaměstnance bude prázdná. A stejně tak ještě nevíme, kdy přesně večírek bude a tak i datum necháme zatím prázdné. Celá sekce tedy bude po vyplnění vypadat takto :

Druhá sekce Úkoly služí k tomu, abychom si rozepsali jednotlivé úkoly, ze kterých se checklist skládá a které musí být všechny splněny, aby byl celý checklist úspěšný.

Tlačítkem Přidat úkol si zobrazíte dialog pro vytvoření úkolu.

Vyplníte název úkolu a vyberete zodpovědnou osobu. Jakmile úkol přiřadíte konkrétní osobě a celý checklist spustíte (bude ukázáno níže), tak se daným osobám na nástěnce všechny úkoly přehledně zobrazí v sekci Mé úkoly z checklistů k dokončení.

Opět důležité je datum, kdy můžete daný úkol umístit do konkrétního data, do kdy má být hotový a nebo relativně k výchozímu datu uvedenému v základních údajích checklistu.

Příklad - druhá část :

Z první části příkladu máme založený checklist na vánoční večírek, u kterého zatím nemáme určené datum konání.

Víme, že aby byl večírek úspěšný, je potřeba zajistit místo konání, ubytování pro všechny účastníky a také občerstvení. 

Proto si k danému checklistu založíme tři úkoly.

První úkol bude zajistit místo konání. Tento úkol také svěříme Martinovi Švédovi a chceme, abychom místo konání znali nejméně 2 měsíce před datem konání. Proto založíme úkol následovně.

Protože nemáme ještě stanoveno datum konání večírku, je tento úkol trošku "na vodě", protože nikdo ani HR systém neví, do kdy má být daný úkol splněný.

Jakmile bude datum večírku stanoveno, i u úkolu se objeví datum, do kdy má být úkol splněn. Pro náš příklad si večírek domluvíme na 6.12.2024, toto datum vyplníme k checklistu a všechny úkoly se od něj budou odvíjet. 

Tímto způsobe zadáte k checklistu všechny úkoly, které musí být splněny, aby checklist mohl být zdárně ukončen.

Poslední sekcí je spuštění checklistu. Pod pojmem spuštění checklistu se rozumí to, že HR systém vygeneruje všechny úkoly z checklistu a ukáže je daným zaměstnancům na jejich nástěnkách. 

Checklist je možné spustit ihned a nebo jeho spuštění naplánovat.

Příklad - třetí část :

Nyní máme vytvořený checklist i se všemi potřebnými úkoly a jen se musíme rozhodnout, jestli jej spustíme hned a nebo jeho start odložíme. Dejme tomu, že je léto a je zbytečné, aby už nyní zaměstnancům vyskočili na nástěnce úkoly, které mají udělat a tak checklist nespustíme hned, ale naplánujeme spuštění na 15.9.2024 a tím pádem až v polovině září se všem zobrazí úkoly, které mají splnit. 

Šablona checklistu

V případě, že chcete checklist využívat opakovaně, založíte si jej jako šablonu. Typickým použitím pro šablonu checklistu je nástup nového zaměstnance.

Šablona checklistu se nevytváří na konkrétního zaměstnance ani na konkrétní datum, ale obecně. A následně, až je potřeba ji využít, vytvoří se z ní konkrétní checklist.

Upřesnění :

Vytvoříme si šablonu s názvem Nástup nového zaměstnance, kde nebude vyplněn žádný konkrétní zaměstnanec ani datum nástupu.

Následně víme, že nám k 1.9.2024 nastoupí Josef Novák a ze šablony "Nástup nového zaměstnance" vytvoříme konkrétní checklist, který se bude jmenovat "Nástup nového zaměstnance - Josef Novák", kde už bude jméno i datum nástupu vyplněno.

Šablonu vytvoříte úplně stejně jako standardní checklist na záložce Šablony.

Ve chvíli, kdy chcete ze šablony udělat konkrétní checklist, na záložce Šablony u konkrétní šablony klikněte na tlačítko Checklist ze šablony. 

Následně vyberete název nového checklistu a případně i výchozí datum a další práce je už stejná, jak je popsáno výše.

S úkoly pocházejících z checklistů můžete pracovat úplně stejně jako s upozorněními ze šanonů, tedy můžete je filtrovat a označovat jako splněné.

Oprávnění na checklisty

Aby jednotlivý uživatelé mohli s checklisty pracovat, je potřeba pro ně zvolit správnou úroveň oprávnění.

Oprávnění se nastavuje přes menu Uživatelé.

Uživatel může mít checklisty zakázány, nebo na ně mít náhled a nebo právo editace.

Uživatel bez práv na checklisty v dané sekci uvidí jen ty checklisty, kde je uveden jako zodpovědná osoba u některého úkolu a nebo u celého checklistu.

Může checklisty jen prohlížet, nemůže v nich provádět úpravy.

Uživatel s právem náhled na checklisty má možnost vidět všechny checklisty, tedy i ty, kde nefiguruje jako zodpovědná osoba.

Checklisty může pouze vidět, nemůže v nich provádět úpravy.

Uživatel s právem editace má plná práva s checklisty může dělat vše.