Než se pustíte do nastavení Alvena je potřeba si rozmyslet, jakým způsobem budete pracovat s hodinami, které zaměstnanec odpracuje navíc oproti svému fondu pracovní doby. Tuto dobu můžete evidovat v Saldu nebo v Přesčasech.

Evidence v Saldu je snazší a méně pracná než v Přesčasech, ovšem při evidování v Přesčasech máte informaci od kdy do kdy každý den byl přesčas, což u Salda není možné.Také některé mzdové programy si neumí poradit s evidencí v Saldu a při exportu striktně vyžadují Přesčasy.

Evidence v Saldu

V případě evidence v Saldu je celý proces jednodušší. Všechen čas, který odpracujete nad nebo pod rámec svého fondu pracovní doby, jde do salda. Saldo je rozdíl skutečně odpracované doby, oproti tomu co zaměstnavatel očekával, že odpracuji (fondu pracovní doby). Fond pracovní doby se pro Pružnou směnu definuje v nastavení pracovní skupiny v sekci Základní údaje, pro Pevnou směnu je to přímo v nastavení Pevné směny.

Příklad : Zaměstnanec má denně odpracovat 8 hodin. V práci je o půl hodiny déle, to znamená, že do salda jde hodnota +30 minut. Tuto hodnotu uvidíte na výkazu u každého dne.

Pokud zaměstnanec má denně odpracovat 8 hodin a jde o hodinu dříve, tak do salda jde hodnota -1:00 a na výkazu současně s touto hodnotou vidíte příznak upozorňující na záporné saldo v daném dni.

Celkovou hodnotu salda v daném měsíci vidíte v souhrnu výkazu. Pokud si v nastavení pracovní skupiny zatrhnete volbu Povolit přenos hodin mezi měsíci, tak se Vám hodnota salda z konce měsíce přesune do dalšího měsíce.

V případě, že zaměstnanec je v práci déle než je jeho pracovní fond, případně kratší dobu, než je jeho pracovní fond, nemusíte nic dělat, nic zadávat ani upravovat - Alveno vše udělá samo a v Souhrnu máte uvedenou hodnotu Salda k danému dni. 

Pokud si zaměstnanec vezme na celý den náhradní volno, Alveno v tomto dni napíše "neexistující záznamy" a čeká na vaše rozhodnutí, co zapíšete. V žádném případě nesmíte použít volbu Náhradní volno! Náhradní volno se používá výhradně pro Evidence v Přesčasech. Pro Evidenci v Saldu je potřeba si v NASTAVENÍ vytvořit novou výjimku např. Náhradní volno ze salda a jako Typ výpočtu vybrat hodnotu NEZAPOČÍTÁVAT.

Toto nově vytvořené Náhradní volno ze salda pak můžete zadávat do výkazu a vše bude fungovat tak, jak má.

Na konci měsíce je možné i hodiny za salda označit k proplacení. Tuto možnost si zprřístupníte přes NASTAVENÍ - konkrétní pracovní skupina - sekce Příplatky - zcela dole zatrhněte volbu Proplácet saldo. Kdykoli pak můžete přímo ve výkazu editovat Souhrn po pravé straně a vyplnit políčko Saldo proplaceno.

Evidence v Přesčasech

Pokud chcete zaměstnancům uznávat přesčasy, tak to můžete učinit dvojím způsobem. Program buď umí přesčas uznat automaticky (viz. Příplatky) nebo můžete čas, který je nad rámec fondu pracovní doby zaměstnance, uznat manuálně. V tom případě všechen čas, který je navíc se Vám opět ukáže jako saldo ve výkazu, viz. kapitola výše a vy můžete v detailu dne tuto vytvořenou směnu ručně opravit. Po najetí myší se aktivuje možnost Upravit, kterou zvolíte a poté můžete směnu opravit na klasických osm hodin a přes tlačítko Přidat směnu vyberete směnu Přesčas a napíšete čas od – do. Tím pádem bude zaměstnanci přidán přesčas v daném čase. 

Pokud má zaměstnanec přesčas, tak ve výkazu je tato hodnota u každého dne označena příznakem.

V souhrnu výkazu na pravé straně je kolonka Přesčasy, kde v hodnotě Celkem vidíte součet všech přesčasů v daném měsíci.
Na
 konci měsíce můžete souhrn výkazu upravit a do kolonky Proplacen zadáte, kolik hodin chcete zaměstnanci proplatit jako přesčas. Pokud mu neproplatíte všechny hodiny, tak zůstatek přesčasů se zaměstnanci převede do dalšího měsíce. Tuto hodnotu uvidíte v kolonce Převádí se. Pokud již některé přesčasy byly převedeny z předchozího měsíce, tak tuto hodnotu najdete v kolonce Převeden.

V případě, že uznáváte přesčasy, tak ve dnech, kdy zaměstnanec šel dříve, případně měl celý den volno, tak je na rozdíl od Salda naopak nutné zadat výjimku Náhradní volno. Tato výjimka naopak z uznaných přesčasů v kolonce Celkem tento čas odečte.

Upozornění: Nikdy nepoužívejte saldo nebo přesčas společně. Pokud se rozhodnete používat Saldo, pak v sekci Přesčasy musíte mít všechny hodnoty nulové. A stejně tak opačně - pokud používáte Přesčasy, všechny hodnoty saldo musí být nulové.