Jak na nerovnoměrné rozvržení pracovní doby a plánování

V předcházející kapitole jsme si ukázali, jak se nastavují pracovní skupiny pro zaměstnance s rovnoměrně rozvrženou pracovní dobou a nyní si řekneme, jak nastavit skupiny pro zaměstnance s nerovnoměrně rozvrženou pracovní dobou (dále pod zkratkou NRPD). 

Alveno vám umožňuje NRPD nastavit různými způsoby. Je potřeba říci, že jen nastavení pracovní skupiny pro NRPD s dlouhodobým plánem je ten opravdu správný a plně funkční způsob, zbylé slouží pro zjednodušení a jejich zapracování do systému Alvena vychází ze zjednodušených potřeb některých klientů, kteří byli osloveni metodikem v přípravné fázi NRPD.

OBSAH

• Nastavení pracovní skupiny pro NRPD s dlouhodobým plánem
• Nastavení pracovní skupiny pro NRPD bez dlouhodobého plánu s týdenním fondem
• Nastavení pracovní skupiny pro NRPD bez dlouhodobého plánu s denním fondem
• Vypořádání přesčasů na konci vyrovnávacího období, případně v jeho průběhu
• Kontrola plánu a další nástroje pro snadnější plánování

Důležité pojmy

Průměrný týdenní fond - počet hodin, které v průměru týdně za vyrovnávací období musí zaměstnanec odpracovat.

Předpis - na každý měsíc Alveno vypočítá předpis hodin, které má zaměstnanec odpracovat. Tento předpis je vypočítán jako "Průměrný týdenní fond * počet týdnů v měsíci. (Příklad : Říjen 2022 má 4 týdny a 3 dny, což znamená 4,4286 týdne. Při průměrném týdenním fondu zaměstnance 37:30 hod. tvoří předpis na říjen 2022 166:04, tedy 166 hodin a 4 minuty.)

Vyrovnávací období - jedná se o období, na které dopředu naplánujete zaměstnanci směny a to tak, že součet délek těchto směn je přesně roven součtu předpisů za dané období. (Příklad : Máme vyrovnávací období říjen 2022 - prosinec 2022. Na říjen máme předpis 166:04 hod., na listopad 2022 160:42 hod., na prosinec 2022 opět 166:04 hod. pro zaměstnance s průměrným týdenním fondem 37:30 hod. Správně naplánované vyrovnávací období znamená, že tomuto zaměstnanci naplánujeme na dané období směny v celkové délce 492:50 hod., ani o minutu více nebo méně.)

Alveno vám nabídne vyrovnávací období v délce 1 měsíc, 2 měsíce, 3 měsíce, 4 měsíce, 6 měsíců a nebo 12 měsíců. Standardně jsou VO nastavena tak, aby každá varianta mohla začínat lednem (např. VO na 3 měsíce jsou leden-březen, duben-červen atd., VO na 4 měsíce jsou leden-duben, květen-srpen a září-prosinec), ale můžete nastavit libovolný měsíc jako začátek VO pomocí funkce Posun začátku vyrovnávacího období.

Dlouhodobý plán - v dlouhodobém plánu naplánujete směny na vyrovnávací období a tento plán by neměl být měněn. 

Měsíční plán - do měsíčního plánu si můžete zkopírovat plán dlouhodobý a operativně jej měnit podle aktuálních potřeb. Jakákoli změna nemá žávný vliv na Předpis nebo Měsíční fond u zaměstnance. (Příklad : Máme zaměstnance, který chodí na směny v pravidelných dvoutýdenních cyklech a to tak, že jeden týden chodí do práce pondělí - pátek, druhý týden středa - neděle. Toto zaneseme do dlouhodobého plánu, který je neměnný a následně přeneseme do měsíčního plánu a zde již můžeme operativně zaměstnanci např. přidat směnu navíc jako záskok za nemocného kolegu a tuto směnu navíc na konci vyrovnávacího období vypořádáme a proplatíme jako přesčas.)

Nastavení pracovní skupiny pro NRPD s dlouhodobým plánem

Jak již bylo napsáno výše, jedná se o plnohodnotné využívání NRPD, které vám umožní vytvořit dlouhodobý plán a využít jej pro zadávání výjimek jako je dovolená nebo nemoc a také si tento dlouhodobý plán přenést do plánu měsíčního a ten operativně měnit dle potřeb.

V levém menu v sekci Nastavení přejděte na Pracovní skupiny a zmáčkněte na zelené tlačítko +. 

Zde zadejte do pole Název název pracovní skupiny, dále vyberte volbu Nerovnoměrná prac. doba a v sekci Typ plánu vyberte Dlouhodobý plán.

A nyní už jen vyberte vámi preferovanou délku vyrovnávacího období a průměrný týdenní fond zaměstnanců v této pracovní skupině.

Nyní je nutné nastavit v pracovní skupině všechny pevné směny, které chcete u zaměstnanců plánovat. Podrobnosti o nastavení pevných směn naleznete zde

Nastavení sekce Záznamy, Zaokrouhlení a Příplatky je shodná s nastavením pracovní skupiny pro rovnoměrně rozvrženou pracovní dobu a podrobnosti naleznete pod výše označenými odkazy.

Do nově vytvořené pracovní skupiny zadejte zaměstnance a můžete přejít k plánování směn.

V levém menu v sekci Plánování máte nahoře záložku Měsíční plán a záložku Dlouhodobý plán.

Začněte tím, že na záložce Dlouhodobý plán naplánujete směny na celé vyrovnávací období, které jste zadali v nastavení pracovní skupiny. Pro kontrolu, jestli jsou směny zadány v souladu s Předpisem slouží tlačítko statistika. Statistika vám ukáže Předpis na každý měsíc, kolik jste opravdu na daný měsíc naplánovali a jaké je +/-, tedy rozdíl mezi Předpisem a naplánovanými směnami. Součet naplánovaných směn v každém měsíci se stává i měsíčním fondem zaměstnance. 

Tip : Je naprosto v pořádku, že se v daném měsíci neshoduje Předpis a Měsíční fond, pokud v celém vyrovnávacím období je součet všech Předpisů roven součtu všech Měsíčních fondů. 

Příklad : Pan Dlouhý pracuje jako vrátný na dvanáctihodinové směny a má vždy dlouhý a krátký týden. Naplánujeme mu tedy nyní směny na prvních čtrnáct dní v měsíci a to tak, že vybereme dny, ve kterých chceme, aby chodil do práce. Pozn. Všimněte si, že se okamžitě začala vyplňovat statistika.

Nyní využijeme funkce Přenést plán a tento formát směn rozkopírujeme z období 3.10. - 16.10. do období 17.10. - 31.12. a naplníme tak celé vyrovnávací období.

Výsledkem této akce je naplnění dlouhodobého plánu od 1.10. až do 31.12. a kompletní vyplnění statistiky.

Posledním krokem je, že musíte dlouhodobý plán upravit tak, aby na konci vyrovnávacího období bylo v políčku +/- 0:00. Vzhledem k tomu, že pan Dlouhý pracuje na 11:30 hodin denně (počítá se doba bez přestávek), je potřeba mu z plánu odstranit 3 celé směny a ještě "kousek" směny čtvrté. Z výkazu v prosinci je tedy potřeba 3 směny smazat (nemusí to být jen v prosinci, ale kdykoli v průběhu vyrovnávacího období, ale pro náš příklad bude prosinec přehlednější).

Po odmazání směn stále ještě není dlouhodobý plán srovnaný se součtem předpisů za jednotlivé měsíce a jedinou možností je jednu směnu zkrátit o 1:40 hod. Využijte jakoukoli směnu (v příkladu to bude směna 26.12.) , klikněte na ní a zadejte přesný čas trvání směny tak, aby byla o 1:40 hod. kratší než je standardní délka. Nyní jsou směny v dlouhodobém plánu naplánovány přesně jak mají být.

Když máte dlouhodobý plán hotový, můžete jej zamknout (zamknout a odemknout jej může pouze uživatel s tímto právem) a tím zůstává neměnný. Není správné jej měnit v průběhu vyrovnávacího období, protože tím narušíte správnost všech výpočtů.

Jak již bylo napsáno výše, v případě zadávání výjimky, např. dovolené, je dovolená zadána do dnů, na které je naplánována směna v dlouhodobém plánu.

Nyní přejděte na záložku Měsíční plán a tlačítkem Zkopírovat z DP přeneste naplánované směny v dlouhodobém plánu do plánu měsíčního.

V měsíčním plánu můžete udělat operativní změnu směn (např. směnu 26.12. opět prodloužit na původní délku případně další směny přidat) a měsíční plán porovnává realitu s dlouhodobým plánem a pokud má zaměstnanec odpracovány hodiny nad rámec dlouhodobého plánu, jsou na konci vyrovnávacího období vypořádány jako přesčas.

Všechny hodiny také přehledně vidíte ve výkazu zaměstnance, kde je vidět jak dlouhodobý plán, měsíční plán i opravdu reálně odpracovaná směna.

V případě směny zařazené operativně do měsíčního plánu je započítána do salda jako směna "navíc" a na konci vyrovnávacího období vypořádána jako přesčas.

Nastavení pracovní skupiny pro NRPD bez dlouhodobého plánu s týdenním fondem

Už sám název napovídá, že při tomto nastavení není vůbec využíván dlouhodobý plán, vyrovnávací období je automaticky nastaveno na 1 měsíc a Alveno vypočítá Předpis dle výše uvedené vzorce (tedy Průměrný týdenní fond * počet týdnů - např. pro říjen 2022 vychází na 166:04 hod.). Tento Předpis se rovnou stává i Měsíčním fondem zaměstnance.

Při vytváření nové pracovní skupiny zadejte Název, dále volby Nerovnoměrná prac. doba, Měsíční plán a Týdenní fond. 

Stejně jako v předcházející části můžete využít měsíční plán a naplánovat každý měsíc dle potřeb. Ve statistice při plánování máte informaci o Fondu (neboli automaticky vypočítaný Předpis na daný měsíc), o součtu Naplánovaných směn a o +/-, tedy rozdílu mezi součtem Naplánovaných směn a Fondu.

Vzhledem k tomu, že se jedná o operativní plán, není nutné jej naplánovat na +/- 0:00. 

Pokud měsíční plán nenaplníte, nebudete moci hromadně zadávat výjimky typu dovolená nebo nemoc. Alveno výjimky zadává do výkazu dle naplánované délky v měsíčním plánu a v případě prázdného plánu se všechny výjimky ve výkazu objeví v délce 0:00.

Nastavení pracovní skupiny pro NRPD bez dlouhodobého plánu s denním fondem

Posledním způsobem, jak je možné NRPD nastavit je opět bez dlouhodobého plánu a současně bez výpočtu měsíčního fondu výše užívaným vzorcem.

Někteří uživatelé nechtějí využít automatického výpočtu Měsíčního fondu (tedy počet týdnů v měsíci * průměrný týdenní fond), ale chtějí si fond nastavit individuálně (např. počet pracovních dní * denní fond) a tento Fond pak naplnit nerovnoměrně. 

Alveno tento způsob výpočtu umožňuje, ale současně je třeba upozornit, že tento způsob výpočtu měsíčního fondu nemá oporu v Zákoníku práce.

Při vytváření nové pracovní skupiny zadejte Název, dále volby Nerovnoměrná prac. doba, Měsíční plán, a Denní fond. Následně pak do každého dne zadejte fond, ze kterých pak Alveno vypočítá Měsíční fond.

Takto nastavená pracovní skupina znamená, že Alveno uvidí naplánovaný fond na pracovní dny (a díky tomu dokáže vypočítat měsíční fond), ale zaměstnanec bude chodit nepravidelně. To ale způsobí nesoulad ve výkazu zaměstnance ve sloupci Saldo a proto u této možnosti máte umožněno si sloupec Saldo skrýt. (Příklad : Zaměstnanec chodí na směny o délce 11:30 hod. a tyto směny má rozvrženy nerovnoměrně na krátký dlouhý týden. Zaměstnavatel ale nechce jeho měsíční fond vypočítat standardně pro NRPD, chce jej podle plánovacího kalendáře. Proto do pracovní skupiny zadá hodnotu 7:30 hod. na pondělí - pátek. Následně pak takto vypadá výkaz zaměstnance a je dobré skrýt sloupeček Saldo, protože takto vypadající výkaz může být matoucí).

Stejně jako v předcházející části můžete využít měsíční plán a naplánovat každý měsíc dle potřeb. Ve statistice při plánování máte informaci o Fondu (neboli součet všech denních fondů nastavených v pracovní skupině), součtu Naplánovaných směn a o +/-, tedy rozdílu mezi součtem Naplánovaných směn a Fondu.

Vzhledem k tomu, že se jedná o operativní plán, není nutné jej naplánovat na +/- 0:00. 

Vypořádání přesčasů na konci vyrovnávacího období, případně v jeho průběhu

Než se pustíte do vypořádání přesčasů, je doporučeno si přečíst návod Saldo vs. Přesčasy, abyste si ujasnili rozdíl mezi oběma pojmy. Návod je sice určen pro nastavení aplikace Alveno pro rovnoměrně rozvrženou pracovní dobu, ale zde na něj navážeme.

V rámci rovnoměrně rozvržené pracovní doby můžete přesčasy uznávat za každou směnu individuálně, což v rámci NRPD určitě nedoporučujeme - doporučujeme přesčasy vyrovnávat až na konci VO, kdy přesně víte, kolik měl zaměstnanec za VO odpracovat a kolik opravdu odpracoval.

V rámci VO tedy Alveno všechny směny zaznamenává do salda a u každého měsíce vidíte v souhrnu jednak stav salda v daném měsíci a dále pak v celém VO.

V níže uvedených řádcích se budeme bavit o dvou funkcích, které budou různě nastavené pro různé možnosti nastavení vypořádání přesčasů. Jedná se o funkci Povolit přenos mezi měsíci, kterou najdete v Nastavení - konkrétní pracovní skupina - sekce Základní údaje a dále se jedná o funkci Proplácet saldo, kterou najdete v Nastavení - konkrétní pracovní skupina - sekce Příplatky. 

Je třeba říci, že opět Alveno nabízí více možností práce s vypořádáním přesčasů, ale správné je vypořádat přesčasy až na konci VO, nikoli v jeho průběhu.

Vypořádání přesčasů na konci VO

V případě, že budete vypořádávat přesčasy až na konci VO, nezatrhávejte volbu Povolit převod hodin mezi měsíci ani volbu Proplácet saldo.

Alveno se bude chovat tak, že u každého zaměstnance ve výkazu uvidíte v každém měsíci Saldo a Saldo ke konci VO, kde Saldo bude obsahovat údaj o tom, jak zaměstnanec průběžně plní aktuální měsíc nebo naplnil měsíc minulý, v Saldo ke konci VO obsahuje údaj, kolik ještě hodin musí zaměstnanec odpracovat v daném VO ( případně o kolik hodin již nyní odpracoval více, než mu ukládá předpis ).

(Příklad : Zaměstnanec pracuje na NRPD s VO na 2 měsíce a zde jsou souhrny za září 2022 a říjen 2022 k datu 27.10.2022. Za září 2022 má zaměstnanec v saldu 11:30 hod. navíc, ale k 27.10.2022 má v saldu ke konci VO -15:03, protože má ještě v plánu směny na 28.10-30.10., celkové saldo za celé VO bude možno vyhodnotit až po směně 30.10.2022 ).

Jakmile zaměstnanec z výše uvedeného příkladu naplní všechny směny v říjnu, bude jeho souhrn v říjnu následující 

Je z něj jasně patrné, že celé VO zaměstnanec odpracoval o 19:27 hod. více, než stanoví předpis a tyto hodiny má dost zaplaceny jako přesčas. Jako přesčas je označíte kliknutím na Zelenou tužku v souhrnu a v následujím okně oněch 19:27 zadáte do políčka Přesčasy Převeden a Přesčasy Proplacen. 

Že byl přesčas proplacen je vidět jak na výkazu zaměstnance, tak případně při exportu do mzdového programu.

Vypořádání přesčasů v průběhu VO

V případě, že se rozhodnete některé přesčasy vypořádat už v průběhu VO, je nutné si v nastavení pracovní skupiny zatrhnout volbu Proplácet saldo. Jakmile zaměstnanec odpracuje něco navíc, můžete mu to převést do přesčasů už v průběhu VO a nemusíte čekat až na konec. ( Upozornění Rizikem tohoto postupu je, že zaměstnanec nakonec nenaplní ve zbytku VO svůj fond a proplatíte mu přesčasy, které vlastně nevznikly ).

Proplacení přesčasu v průběhu se provádí stejně jako ve výše uvedeném příkladě, akorát hodnotu propláceného přesčasu je nutné zadat i do políčka Saldo proplaceno ( pokud to neuděláte, nebude proplacený přesčas odečten a na konci VO byste jej proplatili znovu ).

Závěrem ještě informace, k čemu slouží volba Povolit převod hodin mezi měsíci. 

V případě, že máte nastavenou NRPD, ale na konci VO nechcete všechny hodiny "vyřešit" ( proplatit jako přesčas ), Alveno vám může převádět hodiny z jednoho měsíce do druhého, případně z jednoho VO do druhého. Tento způsob NRPD vám určitě nedoporučujeme, protože zcela popírá princip a funkci VO ( k žádnému vyrovnání vlastně nedochází ).

Kontrola plánu a další nástroje pro snadnější plánování

Po naplánování směn v dlouhodobém i měsíčním plánu si můžete nechat celý plán zkontrolovat pomocí funkce Kontrola plánu. 

Kontrola plánu hlídá dobu nepřetržitého odpočinku mezi směnami a také na dobu nepřetržitého odpočinku v týdnu. 

Protože jsou tato pravidla různá pro zaměstnance plnoleté a mladistvé, u každého zaměstnance můžete vyplnit datum narození a pak Alveno ví, jaká pravidla se na něj vztahují.

Kontrola plánu může také probíhat automaticky na pozadí a upozornit vás na problém už během plánování. Automatickou kontrolu plánu zapnete na kartě Dlouhodobý plán nebo Měsíční plán a to přes Filtr a následně zatržením volby Kontrola plánu.

Zobrazení času u směn

V případě, že v plánu potřebujete vedle zkratek směn vidět i přesné časy, od kdy do kdy je směna naplánována, můžete si přes Filtr zatrhnout volbu Zobrazovat čas a následně bude čas zobrazen u každé směny přímo v plánu.

Porovnání hodnot

Porovnání hodnot je nástroj, který vám usnadní práci s dlouhodobým i měsíčním plánem.

Porovnání hodnot si můžete spustit opět přes Filtr zatržením volby Zobrazovat porovnání hodnot.

Porovnání hodnot v dlouhodobém plánu

Porovnání hodnot v dlouhodobém plánu porovnává součet všech naplánovaných směn v celém VO a součet všech předpisů v celém VO (viz. první kapitola této nápovědy důležité pojmy). 

Příklad : Zaměstnanec pracuje na nerovnoměrně rozvrženou pracovní dobu s průměrnou týdenní pracovní dobou 40 hodin a VO v délce 2 měsíce. Na březen 2023 má předpis 177:08 hod. a na duben 2023 má předpis 171:25 hod., dohromady tedy 348:33 hod. 

Dokud mu nenaplánujete žádné směny v dlouhodobém plánu, bude jeho porovnání hodnot vypadat takto :

Nic není naplánováno a proto hodnota svítí zeleně, aby na první pohled bylo jasné, že je možné zaměstnanci plánovat další směny. 

Jamile zaměstnanci naplánujete směny přesně v délce 348:33 hod., bude hodnota psána černě, tedy že je naplánováno přesně tak, jak být má.

V případě, že naplánujete více směn, než je součet předpisů, hodnota bude svítit červeně.

Porovnání hodnot v měsíčním plánu

V případě měsíčního plánu zde máme porovnání součtu odpracované doby od počátku VO až do dnešního dne a k tomu součet všech naplánovaných směn od dnešního dne až do konce VO a druhou hodnotou je součet všech naplánovaných směn v dlouhodobém plánu neboli fond na celé VO. 

Díky tomuto porovnání máte kdykoli v průběhu VO výhled na to, s jakou bilancí skončí VO daný zaměstnanec.

Příklad 1 

Vyrovnávací období je nastaveno na 1.3. - 30.4., fond na VO je 348:33 hodin.

Je 20.2., zaměstnanec má naplánované celé VO přesně podle fondu. Alveno se podívá na odpracovanou dobu za dané VO k dnešnímu dni a je to 0 hod. ( protože je 20.2. a VO ještě nezačalo ) a následně k tomu přičte naplánované směny od dnešního dne až do konce VO ( tedy 348:33 hod. ) a takto vypadá porovnání hodnot u zaměstnance v měsíčním plánu, neboli : Pokud bude zaměstnanec chodit na směny přesně dle plánu do konce VO, už dnes vidíte, že nebude mít žádný přesčas ani mu nebudou chybět hodiny na splnění fondu.

Příklad 2

Vyrovnávací období je nastaveno na 1.3. - 30.4., fond na VO je 348:33 hodin.

Je 15.3., zaměstnanec má naplánované celé VO přesně podle fondu. Alveno se podívá na odpracovanou dobu za dané VO k dnešnímu dni a je to 44 hod. ( do dnešního dne odpracoval zaměstnanec 4 směny v délce 11 hod. ) a následně k tomu přičte naplánované směny od dnešního dne až do konce VO ( tedy 304:33 hod. ) a takto vypadá porovnání hodnot u zaměstnance v měsíčním plánu, neboli : Pokud bude zaměstnanec chodit na směny přesně dle plánu do konce VO, už dnes vidíte, že nebude mít žádný přesčas ani mu nebudou chybět hodiny na splnění fondu.

Příklad 3

Vyrovnávací období je nastaveno na 1.3. - 30.4., fond na VO je 348:33 hodin.

Je 15.3., zaměstnanec má naplánované celé VO přesně podle fondu. Alveno se podívá na odpracovanou dobu za dané VO k dnešnímu dni a je to 55 hod. ( do dnešního dne odpracoval zaměstnanec 4 směny v délce 11 hod., které měl v dlouhodobém plánu zadány a pak jednu směnu v délce 11 hodin navíc za nemocného kolegu ) a následně k tomu přičte naplánované směny od dnešního dne až do konce VO ( tedy 304:33 hod. ) a takto vypadá porovnání hodnot u zaměstnance v měsíčním plánu, neboli : Pokud bude zaměstnanec chodit na směny přesně dle plánu do konce VO, už dnes vidíte, že na konci VO bude mít 11 hodin přesčasů k proplacení.