Jak vytvořit zaměstnance?

Vytvoření zaměstnance je jedno ze tří základních nastavení v programu, popsaných v úvodní kapitole.

Rozklikněte sekci Provozy v levém menu.

Zobrazí se Vám seznam provozů a vy zvolíte, do jakého provozu chcete zaměstnance zařadit. Přidání zaměstnance pak jednoduše provedete zeleným tlačítkem + pod provozem do kterého patří.

Otevře se Vám nová nabídka, kde stačí v prvním kroku zadat pouze jméno a příjmení zaměstnance.

Přístup do Alveno. Ve výchozím nastavení je volba Bez přístupu. To znamená, že zaměstnanec nemá žádnou možnost se do programu podívat. V případě, že mu chcete umožnit přístup do programu k jeho docházce, tak v rolovacím menu zvolíte jednu ze dvou možností: Nesmí editovat a Smí editovat. Varianta Nesmí editovat znamená, že zaměstnanec bude mít náhled na svou docházku, ale nebude moci si ji nijak upravovat. U varianty Smí editovat bude mít možnost si svou docházku také upravovat. Jakmile jednu z těchto dvou možností zvolíte, program po Vás bude vyžadovat e-mail zaměstnance.

Vyplnění e-mailu je povinné, protože program na tento e-mail zaměstnanci zašle odkaz a po kliknutí na daný odkaz jej vyzve k vytvoření vlastního hesla. A v okamžiku kdy to provede, bude již moci k docházce přistupovat odkudkoliv přes webový prohlížeč.

Softwarová čtečka – Když je tato možnost zaškrtnutá, tak zaměstnanec má na své Nástěnce na pravé straně „virtuální docházkovou čtečku“ přímo v programu a po přihlášení si může svou docházku zaznamenávat odkudkoliv.

Některé firmy vyžadují, aby si zaměstnanec evidoval docházku, pouze prostřednictvím docházkových čteček, které jsou fyzicky nainstalované přímo v jejich společnosti. V tom případě volbu Softwarová čtečka nezaklikávejte.

Dále pokračujte volbou Více možností.

Osobní číslo – doporučujeme zadat stejné osobní číslo, jako má zaměstnanec ve Vašem mzdovém programu. Je to důležité zejména, pokud budete do mzdového programu exportovat docházku zaměstnanců. Osobní číslo je hlavní identifikátor zaměstnance. V případě, že osobní číslo pro Vás není důležité a nevyplníte jej, tak program zaměstnanci doplní automaticky následující osobní číslo v řadě.

Datum nástupu – Zadejte správné datum nástupu. Program automaticky nabízí datum v den, kdy zaměstnance do systému zadáváte.

Pracovní úvazek – Automaticky je přednastavena hodnota 1,0000. Tato hodnota znamená, že se jedná o plný úvazek. Pokud chcete mít poloviční úvazek, musí tam být hodnota 0,5, u čtvrtinového úvazku hodnota 0,25, atd.

Pracovní skupina – je jedna ze třech hlavních nastavení v programu Alveno. V rolovacím menu zvolte správnou pracovní skupinu, podle které se budou řídit pravidla docházky tohoto zaměstnance. Návod na vytvoření pracovních skupin naleznete zde.

Zadat nárok na dovolenou - Zde můžete zadat zaměstnanci nárok na dovolenou. Vždy zadejte nárok na celý kalendářní rok a Alveno vám nárok patřičně přepočítá dle data nástupu vyplněného výše.

Jazyk lokalizace  – jako výchozí je nastavena čeština, která se nedá změnit. Až je účet zaměstnance aktivní, tak po přihlášení do programu je v levém horním rohu Profil uživatele.

a po jeho rozkliknutí si může jazyk přepnout do angličtiny.

Jakmile jsou všechny náležitosti vyplněny, klikněte na volbu Uložit

a zaměstnanec se Vám v daném provozu zobrazí.