Aby celý program pracoval podle vašich představ, je potřeba jej správně nastavit.


OBSAH


Pracovní skupiny


Základním nastavením je tvorba pracovních skupin.

Pracovní skupina obsahuje informace o tom, kolik hodin týdně zaměstnanci do ní spadající mají odpracovat, jakou mají pracovní dobu, jak se jim počítají příplatky a podobné informace.

Pracovní skupiny si tvoříte sami podle toho, za jakých podmínek Vaši zaměstnanci pracují. Můžete si jich vytvořit tolik, kolik potřebujete a nazvat si je tak, aby se Vám v nich dobře orientovalo.

Do stejné pracovní skupiny patří i zaměstnanci z různých oddělení nebo středisek, pokud pracují za stejných podmínek (Příklad: do pracovní skupiny s názvem „40 hodin týdně“ může patřit účetní, ředitel i řidič, pokud mají pracovní smlouvu na 40 hodin týdně. Do další pracovní skupiny s názvem „Úklid“ a fondem 20 hodin týdně budou patřit všechny paní uklízečky ze všech středisek vaši společnosti).

V dalších fázích práce můžete podle pracovních skupin zaměstnance filtrovat (např. potřebuji vidět všechny zaměstnance, kteří pracují na 20 hodin týdně).

Pracovní skupiny vytvoříte v menu Nastavení – a zeleným tlačítkem plus v sekci Pracovní skupiny.

Podrobnosti o tvorbě pracovních skupin naleznete zde.


Provozy


Druhým nastavením jsou Provozy.

Provozy slouží k přehlednému rozdělení zaměstnanců. Bylo by velmi nepřehledné mít všechny zaměstnance „na jedné“ hromadě a tak si vytvoříte a pojmenujete vlastní provozy (například podle budov, středisek, oddělení, pracovních čet, atd.) a do těchto provozů si zaměstnance rozdělíte.

Stejně jako u pracovních skupin můžete i podle zařazení do provozů zaměstnance filtrovat.

Druhým důležitým využitím provozů je nastavení práv – pro každý provoz je možné nastavit individuální přístupová práva uživatelů. Každý provoz může mít svého vedoucího nebo správce, který má přístup pouze k zaměstnancům ve svém provozu a nevidí zaměstnance zbylé.

Nový provoz založíte v menu Provozy – zelené tlačítko Přidat provoz.

Podrobnosti o tvorbě provozů naleznete zde.


Malé shrnutí:

Pracovní skupiny slouží k nastavení pracovních podmínek, za kterých budou zaměstnanci pracovat.

Provozy slouží k faktickému rozdělení zaměstnanců pro přehlednost.

Z výše uvedeného vyplývá, že zaměstnanci patřící do stejné pracovní skupiny se mohou nacházet v různých provozech (Příklad: paní uklízečky a pánové uklízeči patřící do pracovní skupiny „Úklid“ budou zařazeny v různých provozech pojmenovaných podle měst).

A stejně tak z uvedeného vyplývá, že zaměstnanci zařazení do stejného provozu mohou patřit do různých pracovních skupin (Příklad : V provozu nazvaném Brno bude ředitel patřící do skupiny „40 hodin týdně“ a paní uklízečka patřící do skupiny „Úklid“).

A když máme připravené pracovní skupiny a provozy, může začít zadávat zaměstnance.


Zaměstnanci

Při tvorbě nového zaměstnance máte možnost si rovnou k zaměstnanci vše zadat a nastavit – tedy jaký a jestli vůbec bude mít zaměstnanec přístup do Alvena, do jaké pracovní skupiny bude patřit, jaký bude mít úvazek, přes které docházkové čtečky mu bude umožněno chodit, jaký má nárok na dovolenou atd.

Nového zaměstnance přidáte v menu Provozy – zeleným tlačítkem plus pod názvem konkrétního provozu.

Podrobnosti o zadávání zaměstnanců naleznete zde.