Manuál pro vedoucí pracovníky

Základní informace o docházkovém systému Alveno

Celý docházkový systém běží online, není tedy potřeba nic instalovat. Stačí na jakémkoli zařízení s připojením k internetu (počítač, mobilní telefon, tablet) zadat do webového prohlížeče adresu klient.alveno.cz a na zobrazené stránce zadat přihlašovací jméno a heslo.

První přihlášení

Abyste se mohli do programu Alveno přihlásit, musí vás nejdříve do systému zadat administrátor. Administrátor o vás vyplní všechny potřebné údaje včetně emailové adresy, která se stává vaším přihlašovacím jménem. A na tuto emailovou adresu vám přijde odkaz, na který kliknete a vytvoříte si své vlastní heslo (musí mít alespoň 6 znaků a obsahovat velké písmeno, malé písmeno a číslici). Následně se můžete do programu Alveno poprvé přihlásit.

Nástěnka a softwarová čtečka

Po přihlášení do programu Alveno se vám objeví nástěnka a v pravé části softwarová čtečka (pokud vám dal administrátor na tuto čtečku právo).

Na nástěnce najdete informaci o jednotlivých pracovních dnech v grafické podobě, následně také informaci o zbývající a plánované dovolené, případně dalších volitelných položkách (např. stravenky nebo odměny).

Softwarová čtečka slouží pro zadání příchodu, odchodu a dalších pracovních výjimkách kdekoli v terénu, přičemž k záznamu je připojena i GPS souřadnice, odkud byl záznam pořízen.

Nastavení profilu

Vlevo nahoře je prostor pro nastavení profilu uživatele. Po kliknutí na tuto ikonu máte možnost vložit si svoji fotografii a nastavit, která upozornění vám mají chodit mailem a která se mají hlásit pouze notifikací v programu Alveno. Počet nových notifikací vidíte vlevo nahoře v zeleném kolečku.

Události, které si uživatelé mohou označit k notifikaci nebo k hlídání emailem, nastavuje administrátor v globálním nastavení.

Můj výkaz

Tlačítko Můj výkaz slouží pro podrobné zobrazení vašeho výkazu.

V hlavní části výkazu je seznam jednotlivých dní se záznamy jednotlivých směn, vpravo pak souhrn a údaje o plánovaném měsíčním fondu, odpracované době, příplatcích atd.

Na každém dni ve výkazu máte symbol oka, kterým je možné zobrazit si detail daného dne a vidět všechny záznamy ze čteček a také podrobnosti o spočítané směně. U výkazu může být kromě oka i symbol tužky, pomocí které můžete svou docházku i upravovat. Zda můžete docházku upravovat nebo na ni pouze nahlížet záleží na administrátorovi, který vám uděluje práva.  

Výkazy

Jako vedoucí pracovník máte od administrátora přidělena práva na úpravu výkazů svých podřízených. Všechny výkazy svých podřízených najdete pod tlačítkem Výkazy, kde celá pravá strana slouží pro filtrování výkazů podle zadaných podmínek.

Úpravu výkazu je potřeba provést např. při opomenutí zaměstnancem zaznamenat si příchod / odchod (v takovém případě u výkazu zaměstnance svítí symbol červeného trojúhelníku s vykřičníkem značící chybný den) a je potřeba takový výkaz otevřít, najít patřičný den (místo vypočtené směny u tohoto dne bude informace „Chybné záznamy čtečky“), rozkliknout pomocí tlačítka s „okem“ detail dne a v pravé části nazvané „Záznamy čtečky“ upravit záznamy.

Jakmile skončí celý měsíc, musíte projít výkazy svých podřízených a pokud jsou všechny v pořádku a bez chyb, můžete je potvrdit (pokud i na tuto funkci bude mít práva). Potvrzení se provádí buď jednotlivě u každého výkazu nahoře tlačítkem „Potvrdit výkaz“ (je také možnost, že zaměstnanec sám bude mít právo svůj výkaz upravit a následně „Potvrdit“ a vy pak po kontrole již potvrzený výkaz ještě „Orazítkujete“) anebo hromadně. Potvrzením (Orazítkováním) výkazu dojde k jeho uzamknutí – již nejsou možné žádné další výpočty a výkaz je označený k dalšímu zpracování.

Pokud byl výkaz uzamknut omylem nebo předčasně, musíte o odemknutí požádat administrátora.

Podrobné návody pro práci s výkazy naleznete zde.

Nepřítomnost

Tlačítko „Nepřítomnost“ obsahuje dvě karty a to kartu „Zaměstnanci“ a kartu „Já“

Karta „Já“ slouží k zažádání si o nepřítomnost (nejčastěji dovolenou). V kalendáři si vyberte kliknutím den (případně tahem myši více dní), na který chcete zažádat o nepřítomnost a následně si v dialogovém okně vyberte, o jaký typ nepřítomnosti žádáte (dovolená, náhradní volno, sick day atd.) a potvrdíte. Dokud vaše žádost není schválená, můžete ji opravit. Pokud již schválená je, musíte kontaktovat svého nadřízeného a ten může žádost zpětně zamítnout a můžete podat žádost novou.

Na kartě „Zaměstnanci“ vidíte seznam všech žádostí o nepřítomnost od svých podřízených a u každé žádosti rozhodnete, jestli ji schválíte nebo zamítnete (o všech žádostech jste informováni mailem nebo notifikací podle nastavení svého profilu).

Schválená žádost se rovnou propíše do výkazu daného zaměstnance.

Při zamítnutí žádosti je nutné uvést důvod zamítnutí a tento důvod společně s informací o zamítnutí je doručen zaměstnanci.

Podrobný návod na schvalování nepřítomnosti naleznete zde.

Používání biometrické čtečky

Abyste mohli používat biometrickou čtečku, musí vás administrátor zadat do systému Alveno a následně je potřeba vám na čtečce přiřadit otisk prstu nebo čip. Od této chvíle můžete na čtečce zaznamenávat příchody / odchody a další výjimky.

Správný postup je takový, že na čtečce vyberete patřičnou položku, kterou chcete zadat, a následně během 5 sekund musíte volbu potvrdit čipem nebo otiskem prstu (dle toho, co máte přiděleno ).

Pokud dojde k přerušení směny např. kvůli odchodu k lékaři, při opouštění pracoviště na čtečce nezadáváte ODCHOD, ale zadáváte volbu LÉKAŘ. Stejně tak při návratu od lékaře na čtečce nezadáváte PŘÍCHOD, ale zadáváte tlačítko LÉKAŘ. Může se stát, že se od lékaře do práce už nevrátíte – i v takovém případě je správné při odchodu zadat volbu LÉKAŘ a nikoli ODCHOD.

V případě, že jste byli u lékaře ráno ještě před příchodem do zaměstnaní a z tohoto důvodu přijdete pozdě, při příchodu na čtečce nezadáváte volbu PŘÍCHOD, ale zadáváte volbu LÉKAŘ. Docházkový systém z toho pozná, že jste byli ráno u lékaře a provede do výkazu správný záznam.