Jak hromadně vkládat a mazat záznamy z docházkových čteček?

Pokud potřebujete hromadně zaměstnancům vložit nebo mazat příchody, odchody, nebo jiné záznamy z docházkových čteček, tak využijte nástroj Hromadná editace v přehledu záznamů. 

POZOR! Jelikož tímto nástrojem je možné hromadně smazat nebo zneaktivnit záznamy z docházkových čteček, tak je tato možnost v základu viditelná jen uživatelům, kteří mají právo na administraci práv v docházkovém systému.

Umožnit používat tento nástroj můžete i ostatním vedoucím, kteří mají právo na zápis v některém z provozů. V nastavení práv v sekci Výkazy můžete tuto možnost povolit. Pokud jim povolíte zápis, bude moci dotyčná osoba hromadně záznamy přidávat i zneaktivnit. Pokud bude mít možnost náhled, tak bude moci jen data prohlížet. V případě, že bude mít Hromadný přehled záznamů zakázán, tak jej v nabídce ani neuvidí. 

Pro samotné používání zvolte sekci Výkazy v menu na levé straně.

Poté vpravo nahoře klikněte na volbu Přehled záznamů

a zvolte možnost Hromadná editace.

Ve filtru na pravé straně zvolte den, u kterého chcete vidět záznamy ze čtečky. Dále můžete zvolit konkrétní provoz nebo pracovní skupinu. 

Pod tímto základním filtrem jsou další dvě sekce, ze kterých můžete volit hodnoty, které chcete zobrazit na výstupu. 

U první sekce Typ záznamů si můžete vyfiltrovat jen ty zaměstnance, kterým chybí v daném dni příchod nebo odchod. 

U druhé sekce Původ záznamu můžete rychle vyfiltrovat jen ty záznamy, které byly vytvořeny přímo z docházkové čtečky, nebo naopak zvolit jen ty záznamy, které některý z uživatelů, kteří mají právo zápisu na svůj výkaz případně na nějaký provoz, vytvořil ručně.

Pro rychlejší práci je ideální si nejčastější filtry uložit a při dalším použití už jen stačí přednastavený filtr vybrat a změnit pouze rozsah dat. Jak si uložit vlastní filtr najdete zde.

Zaklikané výsledky se vám zobrazí v přehledu zaměstnanců hned vedle filtru na levé straně.

Záznam u kterého je v přehledu vidět symbol modré tužky, značí že tento záznam byl ručně editovaný uživatelem. 

Nad seznamem jsou tlačítka Přidat záznamy a Smazat záznamy. 

Tlačítko Přidat záznamy vyvolá dialogové okno ve kterém zvolíte typ záznamu (příchod, odchod, přestávka atp.), vyberete datum (výchozím datumem je den, který byl zvolen ve filtru na pravé straně) a zvolíte čas, který chcete v záznamu mít. Pod výběrem času je možnost zakliknout volbu Rozptyl a do okýnka napsat číslo v minutách. Tato možnost slouží k tomu, aby všechny záznamy nevypadaly, že byly vložené v jeden čas. V tomto příkladu zadáme čas 8.00 hod. a rozptyl 5 minut. Ve výsledku někdo bude mít záznam např. v 7:56, další v 8.03, atp. Následně svou volbu potvrdíte tlačítkem Uložit a záznamy máte u zaměstnanců vygenerované.

Stejným způsobem můžete také záznamy smazat. Zvolíte tlačítko Smazat záznamy a v dialogovém okně vyberete typ záznamu, který chcete odstranit, opět vyberete datum (výchozím datumem je den, který byl zvolen ve filtru na pravé straně) a v posledním kroku zvolíte čas od–do. Zaměstnanci chodí v různých časech a je těžké určit jeden konkrétní. Proto můžete definovat, že chcete smazat např. všechny příchody mezi osmou a devátou hodinou ranní. Důležité je zvážit, zda chcete smazat jen záznamy, které jsou vytvořeny ručně (tato volba je nastavena automaticky) nebo i záznamy, které byly vytvořeny přímo z docházkové čtečky (potom je nutné zrušit zakliknutí volby Pouze uživatelsky vytvořené). Svou volbu potvrdíte tlačítkem Smazat a všechny záznamy v určených časech budou smazány. 

POZOR! Originální záznamy vytvořené z docházkové čtečky nebudou smazány stejně, jako záznamy ručně vytvořené, ale budou zneaktivněny! V detailu dne na měsíčním výkazu bude možné původní záznam dohledat, ale bude přeškrtnutý a program s ním nepočítá v žádných výpočtech.