Příklad vytvoření šanonu pro evidenci mobilních telefonů

V tomto článku si ukážeme krok po kroku, jak vytvořit šanon pro evidenci mobilních telefonů. Než se pustíme do vytváření šanonu je dobré si rozmyslet, co vše budeme chtít u mobilního telefonu evidovat. 

V našem případě budeme u mobilního telefonu evidovat: Značku a typ telefonu, Seriové číslo, Jaké příslušenství k telefonu máme, Prostor pro naskenování manuálu, Datum pořízení, Datum konce záruky, Prostor pro naskenování faktury a záručního listu, Komu je telefon aktuálně svěřen a Datum svěření.

Začneme vytvořením nového šanonu

V menu na levé straně klikneme na Šanony a zobrazí se nám seznam již vytvořených šanonů. V pravém horním rohu klikneme na tlačítko Přidat nový šanon.

Následně se nám zobrazí obecné informace k šanonu. 

Obecné informace: 

Jsou to hlavní informace k šanonu, kde je potřeba vyplnit dvě povinná okna, a to Název šanonu a Kód.

Do políčka Název šanonu napíšeme Mobilní telefony a do políčka Kód zadáme třeba MT. Kód je povinná položka pro HR systém, ale vy si jej nemusíte pamatovat ani jej nebudete k ničemu potřebovat a můžete sem zadat cokoli, co vás napadne. Zkratka názvu šanonu je ideální.

Políčka Popis a Kategorie necháme prázdná, na závěr si vybereme ikonku, která se nám bude u šanonu ukazovat a pomůže nám v orientaci.

Budeme pokračovat kliknutím na volbu Struktura dokumentu - Vytvořit novou

Tímto krokem se dostáváme k samotné tvorbě struktury šanonu, tedy k tomu, že budeme zadávat políčka, která chceme u mobilního telefonu evidovat a také jejich rozložení, aby se nám celý formulář líbil a byl přehledný.

Tip : Pokud bychom již měli vytvořený podobný šanon, nemusíme strukturu tvořit jako novou, ale můžeme si ji přenést z již existujícího šanonu volbou Zkopírovat ze stávající.

Po kliknutí na tlačítko Pokračovat se nám objeví nástroj pro tvorbu struktury šanonu.

První tři tlačítka z Rozložení slouží zejména pro grafickou úhlednost celého formuláře. Abychom neměli všechny údaje nevzhledně v jednom sloupci pod sebou, můžeme si údaje rozdělit do sekcí a u každé sekce si vybrat, jestli budou údaje zobrazovány v jednom, dvou a nebo třech sloupcích.

Další tlačítka z Formulářových položek již jsou konkrétní datové typy pro jednotlivé ůdaje, které chceme evidovat pro mobilní telefony a které jsme se určili hned na úvod. 

První sekce, kterou si založíme, se bude jmenovat "Informace o mobilním telefonu" a budeme v ní evidovat základní údaje o mobilním telefonu a tyto údaje chceme mít ve dvou sloupcích.

Klikneme myší na tlačítko 2 sloupce a přetáhneme jej do velkého prázdného pole Struktura.

Vidíme, že nám HR systém založil první sekci a nabízí možnost vkládát datové typy do dvou sloupců. 

Celou sekci si pojmenujeme a to kliknutím na symbol tužky vpravo nahoře a zadáme název sekce "Informace o mobilním telefonu" a uložíme.

Tím se vrátíme opět do tvorby struktury, kde vidíme, že se nám první sekce pojmenovala.

Nyní do této sekce chceme vložit první políčko, kam budeme moci něco zadávat. V úvodu jsem si řekli, že první údaj, který budeme chtít u telefonů evidovat je Značka a typ. Pro možnost zadávat značku a typ telefonu je nejvhodnější formulářová položka Text a proto na ni klikneme a přetáhneme ji myší do levého sloupce v sekci Informace o mobilním telefonu. A protože i toto políčko chceme mít pojmenové, klikněme u něj na symbol tužky, vyplníme Název, ostatní políčka necháme prázdná a úplně dole zatrhneme Povinné, protože nechceme, aby někdo uložil kartu nového mobilního telefonu bez jeho názvu.

Výsledkem této akce je, že v sekci Informace o mobilním telefonu máme připravené první políčko a to textové, kam budeme zadávat Značku a typ telefonu. 

Úplně stejně budeme pokračovat s dalším políčkem Seriové číslo. Protože seriové číslo může obsahovat jak číslice, tak písmena, nevyužijeme datový typ číslo, ale opět použijeme text.

Opět ho přetáhneme tlačítko Text tentokrát do pravého sloupce, opět tužkou pojmenujeme jako Seriové číslo ( jestli bude povinné nebo ne nechám na vás ) a opět uložíme. A pokud jsme vše udělali správně, bude náš rozpracovaný šanon vypadat takto :

Nyní chceme si u telefonu evidovat, jaké je k němu příslušenství. Kdybychom opět použili políčko pro text, získali byste jen prostor, kam byste ke každému nově zadávánému telefonu museli ručně vypisovat, jaké příslušenství k telefonu je a to je zbytečně pracné. Šikovnější je použít Zaškrtávátko, ve kterém si můžete veškeré příslušenství předem vypsat a u každého telefonu jen "zaškrtávat", které příslušenství k němu je.

Opět si z pravé strany přetáhneme myší položku Zaškrtávátko a to pod Značku a typ telefonu ( tedy stále do stejné sekce Informace o mobilním telefonu ). Po kliknutí na tužku máme možnost si dané zaškrtávátko pojmenovat a vypsat příslušenství, které chci zadávat.

Po uložení bude náš rozpracovaný šanon vypadat takto 

Poslední položkou do sekce Informace o mobilním telefonu je nástroj pro uložení naskenovaného manuálu. 

Opět z pravé strany přetáhneme políčko, tentokrát s názvem Nahrát soubory a opět pojmenujeme a uložíme. A tím máme první sekci hotovou a vypadá takto :

Stále stejným postupem vytvoříme i další sekci s názvem Fakturace a záruka, kde pro datová políčka použijeme z pravé strany položky Datum a i poslední sekce Informace o svěření, kde si opět ulehčíme práci a pro zaměstnance nezadáme položku Text, protože bychom pak museli vždy jméno zaměstnance vypsat, ale použijeme políčko Zaměstnanci, kde se nám seznam zaměstnanců automaticky nabízí. Obě sekce pak budou vypadat takto:

A to je celé. Nyní vše uložíme a pokud se vrátíme do šanonu Mobilní telefony a klikneme na tlačítko Přidat záznam, systém nám nabídne právě vytvořený formulář a můžeme začít vyplňovat informace o prvním konkrétním mobilním telefonu.