Vyplnění karty zaměstnance přímo zaměstnancem

Kartu zaměstnance v HR systému nemusí vždy vyplnit personalista nebo administrátor, ale může si ji vyplnit i zaměstnanec sám. 

Na toto vyplnění není potřeba mu zadávat žádné právo, ale můžete využít nové funkce Zaslat k vyplnění.

Jamile kliknete na toto tlačítko, můžete si vybrat, kdo má danou kartu zaměstnance vyplnit a také, které položky mají být vyplněny. Není nutné poslat zaměstnanci k vyplnění celou kartu, ale můžete si vybrat jen vámi zvolené položky.

V levém sloupci můžete určit, že má danou kartu vyplnit přímo zaměstnanec a nebo můžete vybrat jinou osobu, která dostane právo danému zaměstnanci kartu vyplnit ( například jeho vedoucí ).

Poslední položkou v levé části je datum, do kdy chcete, aby měl zaměstnanec ke své kartě přístup. Jakmile datum uplyne, zaměstnanec automaticky ztrácí možnost nadále kartu upravovat. 

V pravé části pak vybíráte položky, které chcete, aby zaměstnanec vyplnil. Pokud jsou položky přímo ve struktuře označeny jako povinné, nedovolí systém, aby zaměstnanec kartu uložil a tato pole nevyplnil. 

Vybrat je možné libovolné množství polí, případně tlačítkem Označit vše vybrat buď celou sekci Základní údaje a nebo sekci Rozšířené údaje.

Celé to ukončíte kliknutím na tlačítko Přidělit přístup, máte dvě možnosti :

Možnost "Přidělit přístup a poslat odkaz e-mailem" znamená, že zaměstnanec obdrží emailovou zprávu, kde bude uvedeno, že si má vyplnit patřičná políčka.

Může se ale stát, že budete takto chtít, aby si zaměstnanec vyplnil jak svoji kartu zaměstnance, tak i třeba další záznamy ze šanonů - např. budete mít šanon na evidenci mobilních telefonů a budete chtít, aby si zaměstnanec sám vyplnil značku a typ telefonu a sériové číslo telefonu, který dostal svěřen. 

Pokud byste klikli vždy na konci karty zaměstnance a nebo záznamu na Přidělit přístup a poslat odkaz e-mailem, zaměstnanec dostane několik emailů, které ho budou vybízet, aby vždy danou věc vyplnil.

Pokud ale použijete volbu Přidělit přístup a odkaz poslat později, tak se vše v HR systému připraví, ale zaměstnanci se nic nepošle. 

V praxi je tedy nejlepší si např. připravit pro vyplnění kartu mobilního telefonu a kliknout na Odkaz poslat později. Pak si připravit kartu notebooku a opět kliknout na Odkaz poslat později. A na závěr si připravíte kartu zaměstnance, tady už na konci pošlete odkaz e-mailem a ten zaměstnanec dostane jen 1 mail, ale v něm bude informace, že má vyplnit kartu mobilního telefonu, notebooku i karty zaměstnance.