Jak nastavit Šanony?

V menu na levé straně klikněte na Šanony a zobrazí se vám úvodní obrazovka. V pravém horním rohu klikněte na tlačítko Přidat nový šanon.

Následně se vám zobrazí obecné informace k šanonu. 

Obecné informace: 

Jsou to hlavní informace k šanonu, kde je potřeba vyplnit dvě povinná okna, a to Název šanonu a Kód.

Název šanonu – definuje, jaké položky (majetek, dokumenty atp.) chcete mít v šanonu založené. Chcete k zaměstnancům evidovat mobilní telefony, nebo vyplnit informace o pracovní smlouvě? Tak si podle toho vytvořte název. V tomto případě vytváříme šanon s názvem Mobilní telefony.

Kód – slouží např. pro evidenci v případné archivaci. 

Popis – tato položka není povinná a slouží pro popsání podrobnějších informací. Tato informace se pak bude zobrazovat v přehledu šanonů vedle jeho názvu.  

Kategorie – pro lepší přehlednost si můžete šanony zařadit do kategorií. Jak vytvořit kategorii najdete níže.  

Ikona - také není povinná. V seznamu ikon můžete vybrat tu, která se nejlépe hodí pro snadnější vizualizaci.

Po vyplnění obecných informací zvolíte zda chcete vytvářet zcela novou strukturu šanonu, použít strukturu ze šanonu, který jste již předtím vytvořili, vytvoříte šanon z předpřipravených souborů, nebo šanon importujete z našeho HR systému, který používáte v jiné firmě. 

OBSAH

• Vytváření zcela nového šanonu:
• Vytváření šanonu kopírováním: 
• Vytváření šanonu ze vzorů: 
• Import ze struktury: 
• Vytváření kategorií šanonů:

Vytváření zcela nového šanonu:

Nový šanon vytvoříte zatrhnutím volby Vytvořit novou a kliknutím na tlačítko Pokračovat. 

Návrhář je rozdělen na tři sekce:

Struktura, Rozložení a Formulářové položky. 

Do sekce Struktura přetahujete položky ze sekcí Rozložení a Formulářové položky, které jsou na pravé straně. 

Tato sekce určuje, jak bude vypadat a které informace bude obsahovat formulář, který budete vyplňovat v šanonu. 

Když jako příklad zvolíte, že chcete mít ve formuláři tři sloupce, tak ze sekce Rozložení přetáhněte 3 sloupce do sekce Struktura. V pravém horním rohu je tužka. Kliknutím na ni můžete napsat název celé sekce. V našem příkladu bude název: Obecné informace.

V tuto chvíli máme název sekce a počet sloupců. Do sloupce musíme ze sekce Formulářové položky přetáhnout položku a zvolit, zda tu bude text, číslo, datum, výběr atd. 

V tomto příkladu chceme mít v prvním sloupci značku mobilního telefonu, v druhém sloupci model telefonu a ve třetím datum pořízení. Do prvních dvou sloupců přetáhněte formulářovou položku Text a do třetího sloupce formulářovou položku Datum.

Každou položku je třeba popsat kliknutím na symbol tužky.

Následně se zobrazí okno s názvem Upravit pole. 

Do pole Název vepište text, jak se dané pole bude jmenovat. U našeho konkrétního mobilního telefonu, se první sloupec bude jmenovat Značka. Když chcete vyplnit položku Zástupný text, tak tato hodnota se zobrazí poté, co při vyplňování formuláře do daného pole kliknete myší a budete do něj chtít psát nějaké hodnoty. Nápověda – když je zde nějaký text tak se tento text zobrazí pod polem ve formuláři, do kterého píšete nějaké hodnoty. Výchozí hodnota – tento text se zobrazuje ve formuláři jako předvyplněné pole. V případě, že chcete mít povinnost hodnoty zadat, tak dejte přepínač Povinné do polohy aktivní.

Takto vypadá náhled šanonu, kde mám definováno, co v každém sloupci chci mít za hodnoty a hodnoty mám popsané.

Do formuláře si můžete samozřejmě dát více informací a postup je víceméně stejný. 

Můžete si ve formuláři zadávat ještě další informace, a to například komu a kdy jste telefon svěřili, a také, že chcete za čas zaměstnanci dát nový telefon a zaznamenat si datum, kdy na něj má nárok. Dále chcete mít u telefonu doplňující informace a mít možnost vybrat, zda má obal a nabíječku. Také například chcete k telefonu nahrát záruční list.

Proto opět udělejte ve formuláři Struktura další sekci, tentokrát o třech sloupcích a nazvete ji např. Svěřeno. Tam si z Formulářových položek přetáhněte položku Zaměstnanec a nazvěte ji Komu svěřeno. Do dalších dvou sloupců přetáhněte datum. Jeden sloupec s datumem nazvěte Datum svěření a druhý Nárok na výměnu. 

Třetí sekce, kterou vytvoříte, bude mít už jen dva sloupce a nazvěte ji: Ostatní informace. Do prvního sloupce z Formulářových položek přetáhněte položku Zaškrtávátko a položku Nahrát soubory.
Editace pole Zaškrtávátko je zase o trochu jiná než u pole Text. Opět je zde nějaký Název a Nápověda, ale kromě toho zde můžete přidat Možnosti, které chcete ve formuláři zaškrtnout. V našem případě dáme možnosti Nabíječka a Obal. Když chcete mít ve formuláři některou z těchto hodnot předvybranou, tak si ji zaškrtněte.

Do druhého sloupce jsme přetáhli položku Nahrát soubory, kde si můžete také definovat maximální počet souborů, které tam povolíte nahrát. 

Jakmile máte vytvořenou strukturu, tak mů formulář šanonu Uložit.

Nyní už můžete do šanonu vkládat záznamy. V menu na levé straně zvolte Šanony, klikněte do šanonu, do kterého chcete zapisovat

a zvolte položku Přidat nový záznam.

Do formuláře už jen zapisujte informace, které v něm potřebujete mít uvedené. 

Vytváření šanonu kopírováním: 

Když už máte vytvořený jeden šanon a při tvorbě dalšího chcete využít jeho strukturu, tak jej můžete jednoduše zkopírovat. 

Po vyplnění obecných informací zvolíte možnost Zkopírovat ze stávající a kliknete na tlačítko Pokračovat.

V seznamu vyberete ten šanon, jehož strukturu chcete zkopírovat, zvolíte zda chcete kopírovat i Oprávnění a Upozornění na daný šanon a následně dáte Uložit.

Šanon se vám zobrazí v přehledu šanonů a můžete do něj hned vkládat záznamy nebo si udělat ve struktuře drobné úpravy dle potřeby. 

Vytváření šanonu ze vzorů: 

Nechce se vám vytvářet struktura šanonu od samého začátku, ale chcete se nechat inspirovat nějakým předpřipraveným vzorem? Zvolte možnost Vzorové šanony,

poté se vám zobrazí jejich seznam s popisem a náhledem struktury šanonu. U vybraného šanonu opět vyplňte obecné informace, jako je název, kód, případně popis, kategorii a ikonu a svou volbu potvrdíte tlačítkem Uložit.

Šanon se vám opět zobrazí v přehledu šanonů a můžete do něj hned vkládat záznamy nebo si udělat ve struktuře drobné úpravy dle potřeby.

Vytváření šanonu importem: 

Používáte náš HR systém také v jiné společnosti? Máte krásně vytvořené šanony? Jejich strukturu můžete exportovat a na tomto místě naimportovat. Poté můžete využívat úplně stejné šanony jako v jiné společnosti.

Klikněte na šanon, který chcete exportovat, klikněte na jeho Strukturu a v pravém rohu klikněte na tlačítko Export a zvolte složku, do které soubor uložíte. 

V HR systému do kterého chcete importovat, zvolte v menu na levé straně Šanony, dále v pravém horním rohu klikněte na volbu Přidat nový šanon a vyplňte obecné informace, jako je název, kód, případně popis, kategorii a ikonu. Vyberte možnost Import ze souboru

a v dalším kroku vyberte možnost Nahrát soubor a zvolte složku, kde jej máte uložený. 

Posledním krokem je tlačítko Uložit a šanon se vám opět zobrazí v přehledu šanonů a můžete do něj hned vkládat záznamy nebo si udělat ve struktuře drobné úpravy dle potřeby.

Vytváření kategorií šanonů:

Pokud máte vytvořené větší množství šanonů týkající se jednoho tématu, tak pro lepší orientaci si je můžete zařadit do kategorií. Typickým příkladem jsou mobily, notebooky, tablety, stolní počítače, monitory, atp., které si můžete zařadit do jedné hlavní kategorie s názvem např. Majetek. 

Vyberte sekci Kategorie v menu na levé straně a poté klikněte na Přidat novou kategorii

Vytvořte si název kategorie a zvolte barvu, která vám vyhovuje a klikněte na tlačítko Uložit.

V přehledu šanonů následně vidíte u každého šanonu barvu, podle kategorie, ve které je přiřazen. Kategorie můžete řadit ve filtru nebo vyhledávat pomocí fulltextu. 

V detailu na kartě zaměstnance vidíte kategorie a pod kategorií vidíte šanony, které jsou do dané kategorie zařazeny a v šanonu vidíte záznamy, které jsou přiřazené na daného zaměstnance.