Tvorba dokumentů ze šablon

Funkce Tvorba dokumentů ze šablon je určena pro situace, kdy potřebujete vytvořit více zaměstnancům stejný dokument (např. Potvrzení o absolvovaném školení řidičů). 

Standardně byste postupovali tak, že byste si v MS Word připravili onen dokument a pak do něj ručně vyplnili jméno jednoho zaměstnance po druhém a vždy vytiskli nebo uložili. 

Funkce Tvorba dokumentů ze šablon vám výrazně ulehčí práci. Stačí, abyste si vytvořili dokument jednou, následně místa, která byste přepisovali ručně, nahradili proměnnými z HR systému a můžete hromadně připravit dokument pro všechny zaměstnance v HR systému.

Nejdříve si připravte text přímo v MS Word tak, jak byste jej tiskli pro jednoho zaměstnance. 

Nyní si určete místa, která budete chtít nahradit daty z HR systému (v našem příkladě budeme chtít nahradit jméno, příjmení a datum narození). Tato místa v dokumentu v MS Word nahraďte proměnnými, které najdete v HR systému na dvou místech a to buď proměnné související s kartou zaměstnance nebo proměnné související se šanony. 

Proměnné související s daty z karty zaměstnance najdete v levém menu přes Zaměstnanci - nahoře záložka Dokumenty - vpravo tlačítko Spravovat šablony a zde tlačítko Zobrazit proměnné šablony. 

Nyní vám HR systém ukáže všechny položku z karty zaměstnanec a u každé je symbol {} a pomocí tohoto symbolu přenesete proměnou pro danou položku do schránky a následně vložíte do MS Word. 

V našem příkladě v MS Word smažeme jméno František, pak klikneme do HR systému na symbol {} v kolonce jméno, následně klikneme do MS Word a zvolíme vložit. Tímto postupem se nám jméno František v MS Word nahradí proměnnou pro křestní jméno zaměstnance z HR systému.

Následně celý postup zopakujeme pro příjmení a pro datum narození. Šablona pak bude vypadat následovně: 

Nyní si takto upravenou šablonu uložte a musíte ji nahrát do HR systému. Opět jděte přes levé menu přes Zaměstnanci - nahoře záložka Dokumenty - vpravo tlačítko Spravovat šablony a pak tlačítko Přidat šablonu. Zde zadejte Název šablony, případně popis a do pole Soubor se šablonou přetáhněte myší onu šablonu, kterou jste vytvořili v MS Wordu a uložte.

Nyní máte připravenou šablonu a můžete si vytvořit dokument pro jednoho nebo více zaměstnanců.

Klikněte v menu na Zaměstnanci, označte libovolný počet zaměstnanců a po označení se vám zobrazí tlačítko Vytvořit dokumenty. 

Kliknutím na Vytvořit dokumenty vám HR systém nabídne seznam šablon a po výběru patřičné šablony se v kartě u označených zaměstnanců na záložce Dokumenty objeví vytvořený dokument ke stažení.

V sekci Akce máte tlačítka na stažení a smazání dokumentu. Po stažení se vám stáhne dokument v MS Word vyplněný údaji daného zaměstnance.

V případě, že do připravované šablony v MS Word chcete vedle proměnných z karty zaměstnance zadat i proměnné z jednotlivých šanonů, tyto proměnné najdete v menu Šanony - nahoře záložka Dokumenty - vpravo tlačítko Spravovat šablony - a následně tlačítko Zobrazit proměnné šablony. Tentokrát se vám objeví všechna políčka ze šanonu včetně znaku pro kopírování proměnných a postup je pak naprosto shodný s postupem u karty zaměstnance.