Každý dokument není potřeba tisknout, nechat zaměstnancem podepsat a následně založit. Můžete využít možnosti jednotlivé dokumenty nechat podepsat digitálně prostřednictvím HR systému. Díky tomu, že jsou podpisy v HR systému přímo zakomponovány, nepotřebujete vy ani zaměstnanec si zřizovat elektronický podpis přes certifikační autoritu nebo použít jiný oficiální elektronický podpis.
Podpis můžete v HR systému využít u dokumentů vložených na kartu zaměstnance (např. Mzdový výměr) nebo u dokumentů vložených k záznamům v šanonech (např. Předávácí protokol k pracovnímu notebooku). Podepsat můžete dokumenty buď přímo do systému vámi vložených nebo i dokumenty, které byly vytvořeny ze šablony - o tomto tématu více informací zde.
Nejdříve do HR systému na kartu zaměstnance (nebo do příslušného šanonu) nahrejte/vytvořte soubor ve formátu PDF a DOCX (jakmile vložíte soubor ve formátu DOCX, Hr systém jej převeden PDF). V našem případě máme vložený mzdový výměr na kartu zaměstnance Vladana Kučery.
Pro podpis použijete označené tlačítko na konci řádku. Systém vás vyzve, abyste vybrali, kteří zaměstnanci mají dostat tento dokument k podpisu a zadali důvod podpisu (označit můžete více zaměstnanců, např. pokud daný mzdový výměr má podepsat zaměstnanec i jeho nadřízený) a vše potvrďte tlačítkem Odeslat.
Po odeslání se u daného dokumentu objeví informace, kolik podpisů již u dokumentu je a po rozkliknutí je možné se podívat jmenovitě, kdo již dokument podepsal.
Označeným osobám přijde email s informací, že mají podepsat dokument.
Po stisku tlačítka Zobrazit dokument se objeví náhled celého dokumentu a vpravo s možností podepsat.
Samotný podpis realizujete opsáním kódu (aby se předešlo tomu, že někdo omylem klikne na "podepsat" a hned je podepsáno).
Jakmile zaměstnanec dokument podepíše, tato informace se přenese do HR systému včetně data, kdy k podpisu došlo.
Byl tento článek užitečný?
To je skvělé!
Děkujeme Vám za zpětnou vazbu
Je ním líto, že jsme vám nepomohli
Děkujeme Vám za zpětnou vazbu
Zpětná vazba odeslána
Oceňujeme vaši snahu a pokusíme se článek opravit