Podpisy dokumentů

Každý dokument není potřeba tisknout, nechat zaměstnancem podepsat a následně založit. Můžete využít možnosti jednotlivé dokumenty nechat podepsat digitálně prostřednictvím HR systému.

Podpis můžete provést buď přímo přes podpisy zakomponované v HR systému a nebo přes externí certifikační autoritu Signi.

Podpis zakomponovaný přímo v HR systému slouží pro podepisování "běžných" pracovně právních dokumentů jako je např. pracovní smlouva nebo předávací protokol. Tento podpis je jednodušší (zaměstnanec si nemusí nic zařizovat) a také je v ceně HR systému.

Druhou možností je podepisování dokumentu přes externí autoritu Signi.

Podpis můžete v HR systému využít u dokumentů vložených na kartu zaměstnance (např. Pracovní smlouva) nebo u dokumentů vložených k záznamům v šanonech (např. Předávácí protokol k pracovnímu notebooku). Podepsat můžete dokumenty buď přímo do systému vámi vložených nebo i dokumenty, které byly vytvořeny ze šablony - o tomto tématu více informací zde. 

Podpis zakomponovaný přímo v HR systému

Nejdříve do HR systému na kartu zaměstnance (nebo do příslušného šanonu) nahrejte/vytvořte soubor ve formátu PDF a DOCX (jakmile vložíte soubor ve formátu DOCX, Hr systém jej převeden PDF). V našem případě máme vložený mzdový výměr na kartu zaměstnance Vladana Kučery. 

Pro podpis použijete označené tlačítko na konci řádku. Systém vás vyzve, abyste vybrali, kteří zaměstnanci mají dostat tento dokument k podpisu a zadali důvod podpisu (označit můžete více zaměstnanců, např. pokud daný mzdový výměr má podepsat zaměstnanec i jeho nadřízený) a vše potvrďte tlačítkem Odeslat. 

Po odeslání se u daného dokumentu objeví informace, kolik podpisů již u dokumentu je a po rozkliknutí je možné se podívat jmenovitě, kdo již dokument podepsal.

Označeným osobám přijde email s informací, že mají podepsat dokument. 

Po stisku tlačítka Zobrazit dokument se objeví náhled celého dokumentu a vpravo s možností podepsat. 

Samotný podpis realizujete opsáním kódu (aby se předešlo tomu, že někdo omylem klikne na "podepsat" a hned je podepsáno). 

Jakmile zaměstnanec dokument podepíše, tato informace se přenese do HR systému včetně data, kdy k podpisu došlo.

Podpis pomocí externí certifikační autority Signi

V případě, že chcete používat k podpisům Signi, musíte si nejprve přímo u Signi zřídit účet. Následně v tomto účtu si vygenerujete API klíč a ten zadáte do HR systému. Tím dojde k propojení a i dokumenty zadané v HR systému můžete nechat podepsat autoritou Signi.

Nejdříve si tedy otevřete přímo Signi a vlevo v menu klikněte na API - následně API KLÍČE a dole si pak můžete vygenerovat API KLÍČ 

Tento API klíč si pomocí ikonky na konci řádku zkopírujte do schránky, abyste jej mohli vložit do HR systému.

V HR systému klikněte v menu na Instance a v sekci Integrace třetích stran vložte vygenerovaný API klíč ze Signi do připravené kolonky.

Druhým krokem je nastavení emailu pro ty, co budou v Signi vystupovat jako navrhovatelé, tedy ti, co podpis inicují. Email se zadává na kartu uživatele ( POZOR, nejedná se o kartu zaměstnance ) a to v menu přes Uživatelé, následně vyberte patřičného uživatele a vyplňte email do kolonky pro Signi.

Tím je propojení mezi Signi a HR systémem hotové. 

Následně je postup pro podpis dokumentů shodný s postupem uvedeným výše, jen si vpravo nahoře můžete vybrat, jestli podpis bude proveden přes Signi nebo přes podpis zakomponovaný přímo v HR systému.