Podpisy dokumentů

Změněno dne Út, 9 Duben v 12:46 ODPOLEDNE

Každý dokument není potřeba tisknout, nechat zaměstnancem podepsat a následně založit. Můžete využít možnosti jednotlivé dokumenty nechat podepsat digitálně prostřednictvím HR systému.


Podpis můžete provést buď přímo přes podpisy zakomponované v HR systému a nebo přes externí certifikační autoritu Signi.


Podpis zakomponovaný přímo v HR systému slouží pro podepisování "běžných" pracovně právních dokumentů jako je např. pracovní smlouva nebo předávací protokol. Tento podpis je jednodušší (zaměstnanec si nemusí nic zařizovat) a také je v ceně HR systému.


Druhou možností je podepisování dokumentu přes externí autoritu Signi.


Podpis můžete v HR systému využít u dokumentů vložených na kartu zaměstnance (např. Pracovní smlouva) nebo u dokumentů vložených k záznamům v šanonech (např. Předávácí protokol k pracovnímu notebooku). Podepsat můžete dokumenty buď přímo do systému vámi vložených nebo i dokumenty, které byly vytvořeny ze šablony - o tomto tématu více informací zde



Podpis zakomponovaný přímo v HR systému


Nejdříve do HR systému na kartu zaměstnance (nebo do příslušného šanonu) nahrejte/vytvořte soubor ve formátu PDF a DOCX (jakmile vložíte soubor ve formátu DOCX, Hr systém jej převeden PDF). V našem případě máme vložený mzdový výměr na kartu zaměstnance Vladana Kučery. 

Pro podpis použijete označené tlačítko na konci řádku. Systém vás vyzve, abyste vybrali, kteří zaměstnanci mají dostat tento dokument k podpisu a zadali důvod podpisu (označit můžete více zaměstnanců, např. pokud daný mzdový výměr má podepsat zaměstnanec i jeho nadřízený) a vše potvrďte tlačítkem Odeslat

Po odeslání se u daného dokumentu objeví informace, kolik podpisů již u dokumentu je a po rozkliknutí je možné se podívat jmenovitě, kdo již dokument podepsal.



Označeným osobám přijde email s informací, že mají podepsat dokument. 

Po stisku tlačítka Zobrazit dokument se objeví náhled celého dokumentu a vpravo s možností podepsat. 

Samotný podpis realizujete opsáním kódu (aby se předešlo tomu, že někdo omylem klikne na "podepsat" a hned je podepsáno). 

Jakmile zaměstnanec dokument podepíše, tato informace se přenese do HR systému včetně data, kdy k podpisu došlo.




Podpis pomocí externí certifikační autority Signi


V případě, že chcete používat k podpisům Signi, musíte si nejprve přímo u Signi zřídit účet. Následně v tomto účtu si vygenerujete API klíč a ten zadáte do HR systému. Tím dojde k propojení a i dokumenty zadané v HR systému můžete nechat podepsat autoritou Signi.


Nejdříve si tedy otevřete přímo Signi a vlevo v menu klikněte na API - následně API KLÍČE a dole si pak můžete vygenerovat API KLÍČ 



Tento API klíč si pomocí ikonky na konci řádku zkopírujte do schránky, abyste jej mohli vložit do HR systému.


V HR systému klikněte v menu na Instance a v sekci Integrace třetích stran vložte vygenerovaný API klíč ze Signi do připravené kolonky.



Druhým krokem je nastavení emailu pro ty, co budou v Signi vystupovat jako navrhovatelé, tedy ti, co podpis inicují. Email se zadává na kartu uživatele ( POZOR, nejedná se o kartu zaměstnance ) a to v menu přes Uživatelé, následně vyberte patřičného uživatele a vyplňte email do kolonky pro Signi.



Tím je propojení mezi Signi a HR systémem hotové. 


Následně je postup pro podpis dokumentů shodný s postupem uvedeným výše, jen si vpravo nahoře můžete vybrat, jestli podpis bude proveden přes Signi nebo přes podpis zakomponovaný přímo v HR systému.








Byl tento článek užitečný?

To je skvělé!

Děkujeme Vám za zpětnou vazbu

Je ním líto, že jsme vám nepomohli

Děkujeme Vám za zpětnou vazbu

Dejte nám vědět, jak můžeme tento článek vylepšit!

Vyberte alespoň jeden důvod
Je požadována verifikace pomocí CAPTCHA.

Zpětná vazba odeslána

Oceňujeme vaši snahu a pokusíme se článek opravit