Podpisy dokumentů

Každý dokument není potřeba tisknout, nechat zaměstnancem podepsat a následně založit. Můžete využít možnosti jednotlivé dokumenty nechat podepsat digitálně prostřednictvím HR systému. Díky tomu, že jsou podpisy v HR systému přímo zakomponovány, nepotřebujete vy ani zaměstnanec si zřizovat elektronický podpis přes certifikační autoritu nebo použít jiný oficiální elektronický podpis.

Podpis můžete v HR systému využít u dokumentů vložených na kartu zaměstnance (např. Mzdový výměr) nebo u dokumentů vložených k záznamům v šanonech (např. Předávácí protokol k pracovnímu notebooku). Podepsat můžete dokumenty buď přímo do systému vámi vložených nebo i dokumenty, které byly vytvořeny ze šablony - o tomto tématu více informací zde. 

Nejdříve do HR systému na kartu zaměstnance (nebo do příslušného šanonu) nahrejte/vytvořte soubor ve formátu PDF a DOCX (jakmile vložíte soubor ve formátu DOCX, Hr systém jej převeden PDF). V našem případě máme vložený mzdový výměr na kartu zaměstnance Vladana Kučery. 

Pro podpis použijete označené tlačítko na konci řádku. Systém vás vyzve, abyste vybrali, kteří zaměstnanci mají dostat tento dokument k podpisu a zadali důvod podpisu (označit můžete více zaměstnanců, např. pokud daný mzdový výměr má podepsat zaměstnanec i jeho nadřízený) a vše potvrďte tlačítkem Odeslat. 

Po odeslání se u daného dokumentu objeví informace, kolik podpisů již u dokumentu je a po rozkliknutí je možné se podívat jmenovitě, kdo již dokument podepsal.

Označeným osobám přijde email s informací, že mají podepsat dokument. 

Po stisku tlačítka Zobrazit dokument se objeví náhled celého dokumentu a vpravo s možností podepsat. 

Samotný podpis realizujete opsáním kódu (aby se předešlo tomu, že někdo omylem klikne na "podepsat" a hned je podepsáno). 

Jakmile zaměstnanec dokument podepíše, tato informace se přenese do HR systému včetně data, kdy k podpisu došlo.