Jak na dovolené v roce 2021?

Od roku 2021 přichází zásadní změna v evidenci dovolených. Zjednodušeně řečeno se už dovolená nebude evidovat ve dnech, ale v hodinách. Smyslem této úpravy je spravedlivější způsob výpočtu, kdy hlavně u zaměstnanců v různých režimech rozvrhu pracovní doby dojde k napravení určitých nerovností.

Co to pro Vás prakticky znamená v programu Alveno?

Nárok na dovolenou na rok 2021 nebudete zadávat ve dnech, ale v hodinách.

Princip zadání nároku je stále stejný. V menu na levé straně zvolte Nástroje a v sekci Výkazy vyberte možnost Fond výjimek.

Zobrazí se Vám tabulka, kde na pravé straně máte filtr a v něm můžete zvolit výjimku, které chcete zadat fond. Ve Vašem případě je to výjimka Dovolená. Pod touto výjimkou vyberte pracovní skupinu a zobrazí se Vám zaměstnanci, kteří jsou v této pracovní skupině zařazeni.

V tomto kroku se musíte rozhodnout, zda případnou „starou“ dovolenou z minulého roku chcete evidovat také v hodinách, nebo chcete, aby si ji zaměstnanec vyčerpal ve dnech.

Na rozdíl od minulých let, není možné načíst přenos zůstatku dovolené z minulého roku. Tento nárok musíte zadat ručně.

Pokud chcete starou dovolenou zaměstnanci převést na hodiny, tak výběrem vždy označte konkrétního zaměstnance a do kolonky Přenos zadejte zůstatek loňské dovolené v hodinách (Příklad: Pokud zaměstnanec má fond klasických 8 hodin práce denně a zbývají mu tři dny dovolené, tak přepočet je jednoduchý. Nově bude mít 3x8 hodin, tzn. 24 hodin).

Do hodnoty Nárok zadáte zaměstnancům nárok na dovolenou v roce 2021 v hodinách. Opět zjednodušeně. Pokud má zaměstnanec pracovat 40 hodin týdně a nárok bude mít na čtyři týdny dovolené, tak zadáte 4x40 hodin, což je 160 hodin ročně. Ať nemusíte každému takto nárok vypisovat, můžete všem tuto hodnotu zadat kliknutím na tlačítko Zadat nárok. Zobrazí se Vám jednotné okno, do kterého napíšete nárok na dovolenou v hodinách a potvrdíte zeleným tlačítkem OK.

!!!Upozornění. U zaměstnanců, kteří mají např. zkrácený úvazek, se musí také uzpůsobit nárok na dovolenou v hodinách. Pro rychlejší kontrolu jsme pod jménem každého zaměstnance uvedli do závorky jeho týdenní fond, aby pro Vás bylo snadnější výpočet nároku na dovolenou zadat.

Také pokud zaměstnanec neodpracuje celý kalendářní rok, tak je nutné nárok na dovolenou zadat poměrnou částí.

Druhá varianta je ta, že u staré dovolené z roku 2020 budete chtít, aby si ji zaměstnanec vybral ve dnech a novou poté už čerpal v hodinách.

Zde nemůžete do kolonky Nárok zadat hodnotu ve dnech. Je nutné vytvořit novou výjimku např. s názvem Dovolená 2020.

V menu na levé straně zvolte Nastavení a hned na levé straně je sekce Výjimky. Pod seznamem všech výjimek použitých v programu klikněte na zelené tlačítko +. Zobrazí se Vám okno pro přidání nové výjimky. Do pole Název můžete vyplnit např. Dovolená 2020. Zkratka zase dle Vašeho uvážení. Pro náš příklad zvolíme DV2. Velmi důležité je zvolit správný Typ výpočtu. Vyberte možnost „Omluvená absence“. Barva výjimky jaká se bude zobrazovat v programu je čistě na Vašem vkusu. Zobrazovat ve dnech a hodinách. Tímto definujete, jak se Vám v programu a při tisku budou údaje zobrazovat. Nutné je na konci zatrhnout Zobrazovat v měsíčním výkazu. Velmi důležité je zatrhnout možnost Evidovat fond. Tímto pak budeme moci v dalším kroku zadat počet dní zůstatku dovolené z minulého roku. Chcete-li umožnit, aby si zaměstnanec mohl staré dovolené vybrat také jen půlden, tak zatrhněte možnost Povolit zadat polovinu výjimky (V/2). V případě, že používáte modul Nepřítomnost a chcete zaměstnancům umožnit žádat i o tuto dovolenou, zatrhněte volby Plánovat výjimku a Vyžaduje schválení. Bližší návod jak na schvalování nepřítomnosti najdete zde. Poslední volba je Zobrazovat v měsíčním výkazu. Pokud je zatrhnuto, tak se hodnoty, které jste nastavili výše v hodinách nebo ve dnech a hodinách, budou zobrazovat při tisku na měsíčním výkazu. Potvrďte tlačítkem Uložit.

Nyní je potřeba nastavit zůstatek dovolené ve dnech z minulého roku.

Stejně jako v první variantě zvolte v menu na levé straně Nástroje a v sekci Výkazy vyberte možnost Fond výjimek.
Zobrazí se Vám tabulka, kde na pravé straně máte filtr a v něm zvolíte výjimku, kterou jsme si pojmenovali Dovolená 2020. Pod touto výjimkou vyberte pracovní skupinu a zobrazí se Vám zaměstnanci, kteří jsou v této pracovní skupině zařazeni.

Označíte si zaměstnance, kterým chcete zadat zůstatek dovolené z minulého roku a do kolonky Přenos vepíšete hodnotu zbývající dovolené ve dnech (v případě, že tuto hodnotu vepíšete do kolonky Nárok, tak se nic nestane a výsledek bude stejný).

V tuto chvíli již můžete zadávat dovolenou do výkazu. Jako první zadávejte Dovolenou 2020 a když již budete mít nedostatečný fond, na což Vás program upozorní, tak začněte zadávat klasickou výjimku Dovolená, která je již v hodinách.

Nová dovolená se Vám bude na všech výstupech a grafech zobrazovat v hodinách a v závorce je informační hodnota, v kolika dnech byla tato dovolená vyčerpána. Informační hodnotu ve dnech nemusíte zobrazovat. Stačí v menu na levé straně zvolit Nastavení a v sekci Výjimky vyberte výjimku s názvem Dovolená a v jejím detailu můžete změnit zobrazování místo ve dnech a hodinách pouze na zobrazování v hodinách.