Propojení karty zaměstnance se záznamy v šanonech

V minulých kapitolách jsme si ukázali, jak se pracuje s kartou zaměstnance a také jak se vytváří šanony a zadávají do nich záznamy. 

V této kapitole si ukážeme, jak jsou karty zaměstnanců se záznamy v šanonech propojeny.

K propojení dojde automaticky ve chvíli, kdy ve struktuře šanonu použijete formulářovou položku Zaměstnanci a u konkrétního záznamu vyberete zaměstnance.

Příklad : Založíte si šanon "Mobilní telefony" a v něm si budete evidovat pouze název mobilního telefonu a datum, kdy jste jej koupili. Takový záznam není možné vidět na kartě zaměstnance, protože HR systém neví, jak a případně u koho by měl záznamy ukazovat.

Proto jdete do šanonu "Mobilní telefony", rozkliknete si Strukturu a přidejte formulářovou položku Zaměstnanci. V tuto chvíli už HR systém ví, že pokud u daného mobilního telefonu uvidí vyplněného zaměstnance, tento záznam ukáže na kartě daného zaměstnance v záložce Všechny záznamy.

Tento záznam nelze zobrazovat na kartě zaměstnance 

Po přidání formulářové položky Zaměstnanci je možné vyplnit, kdo je konkrétním uživatelem konkrétního mobilu a dojde k automatickému propojení mezi záznamem a kartou zaměstnance.

Toto základní propojení funguje automaticky, ale bude vám záznamy ze všech šanonů - kde daný zaměstnanec figuruje - ukazovat v záložce Všechny záznamy, tedy do jedné záložky vám namíchá záznamy z různých šanonů ( na jednom místě uvidíte seznam majetku, které má zaměstnanec v užívání, seznam všech školení a prohlídek, které absolvoval atd. ).

Proto máte možnost si HR systém nastavit tak, aby se vám na kartě zaměstnance ukazovali záložky jednotlivých kategorií šanonů a v nich dané šanony se záznamy.

Že chcete vidět záznamy z daného šanonu na samostatné záložce na kartě zaměstnance nastavujete opět ve struktuře šanonu a to přes Šanony - záložka Struktura - Upravit - vyberte tužku u formulářové položky Zaměstnanec - vyberte volbu Zobrazit v detailu zaměstnance. 

Příklad : Budeme pokračovat ve výše uvedeném příkladu. Chceme, aby na kartě zaměstnance Františka Hrubína se objevily záložky kategorií, v kategorii šanon Mobilní telefony a v ní bylo vidět, jaké mobilní telefony František Hrubín užívá. 

Jdeme tedy vlevo v menu do Šanonů, vybereme šanon Mobilní telefony a na záložce Struktura klikneme na Upravit. 

Následně klikneme na symbol tužky u políčka Uživatel a v novém okně zatrhneme volbu Zobrazovat v detailu zaměstnance.

Tímto krokem se nám na kartě zaměstnanců objeví záložka Nezařazené a v ní všechny šanony, které nejsou zařazené do žádné kategorie včetně našeho šanonu Mobilní telefony. Záložky se zobrazují teprve ve chvíli, kde je na některém záznamu do ní spadající zaměstnanec vybrán - prázdné záložky se nezobrazují). Karta Františka Hrubína nyní vypadá takto.

Pokud šanon Mobilní telefony zařadíme do kategorie ( např. Elektronika ), pak se karta Františka Hrubína změní a v záložce je uvedená kategorie Elektronika, do které byl šanon zařazen.

Následně máte ještě jednu možnost, jak kartu zaměstnance propojit se záznamy ze šanonu a to pomocí tzv. Štítku.

Štítek je funkce, která vám umožní založit na kartě zaměstnance novou záložky a do této záložky seskupit záznamy z různých šanonů. Typické použité je štítek "Svěřené předměty", kdy na kartě zaměstnanci uvidíte na jedné záložce všechny předměty, které jsou zaměstnanci svěřeny a to bez ohledu na šanon, ve kterém se nachází.

Stejně jako výše uvedená funkce se zvýrazněním se štítky zakládají v šanonu, ve struktuře přes formulářovou položku Zaměstnanci.

Štítek můžete zadat libovolný a HR systém si jej pamatuje a dříve vytvořené štítky pak nabízí v seznamu ve všech šanonech.

Příklad : Budeme opět pokračovat v našem příkladu s kartou Františka Hrubína. Zaměstnanec Hrubín má svěřený mobilní telefon, notebook a služební automobil. Mobilní telefon je v šanonu mobilní telefony, notebook jev šanonu notebooky a tyto dva šanony jsou společně v kategorii Elektronika. Služební automobil je v šanonu Vozidla a tento šanon není v žádné kategorii. Pokud si nevytvoříme štítek, nebudeme mít tyto tři předměty nikdy na jedné záložce.

Proto přejdeme na Šanony - vybereme Mobilní telefony - záložka Struktura - najdeme si položku Uživatel a klikneme na tužku. V nově otevřené tabulce dole zapíšeme nový štítek Svěřené předměty a že jej opravdu chceme používat potvrdíme o řádek níže kliknutím na Add Svěřené předměty.

Že máme štítek správně založený uvidíme po kliknutí na Uložit.

Nyní tento postup zopakujeme i u šanonu Notebooky a šanonu Vozidla. 

Díky tomuto štítku nám na kartě zaměstnance vznikne nová záložka se jménem "Svěřené předměty" a v ní vidíme všechny předměty, které mají tento štítek a jsou svěřeny Františku Hrubínovi.

¨