Propojení karty zaměstnance se záznamy v šanonech

V minulých kapitolách jsme si ukázali, jak se pracuje s kartou zaměstnance a také jak se vytváří šanony a zadávají do nich záznamy. 

V této kapitole si ukážeme, jak jsou karty zaměstnanců se záznamy v šanonech propojeny.

K propojení dojde automaticky ve chvíli, kdy ve struktuře šanonu použijete formulářovou položku Zaměstnanci a u konkrétního záznamu vyberete zaměstnance.

Nepřímá vazba na zaměstnance

Příklad : Založíte si šanon "Mobilní telefony" a v něm si budete evidovat pouze název mobilního telefonu a datum, kdy jste jej koupili. Takový záznam není možné vidět na kartě zaměstnance, protože HR systém neví, jak a případně u koho by měl záznamy ukazovat.

Proto jdete do šanonu "Mobilní telefony", rozkliknete si Strukturu a přidáte formulářovou položku Zaměstnanci. V tuto chvíli už HR systém ví, že pokud u daného mobilního telefonu uvidí vyplněného zaměstnance, tento záznam ukáže na kartě daného zaměstnance v záložce Záznamy.

Takto nastavený záznam nelze zobrazovat na kartě zaměstnance, protože není možné na něm konkrétního zaměstnance vybrat.

Po přidání formulářové položky Zaměstnanci je možné vyplnit, kdo je konkrétním uživatelem konkrétního mobilu a dojde k automatickému propojení mezi záznamem a kartou zaměstnance.

Takto vypadá pohled na záznamu daného mobilního telefonu.

A takto je vidět propojení na kartě zaměstnance. V záložce "Záznamy", v sekci "Nepřímá vazba na zaměstnance" můžete vidět všechny záznamy ze šanonů, ve kterých je daný zaměstnanec uveden.

Toto základní propojení funguje automaticky, ale bude vám záznamy ze všech šanonů - kde daný zaměstnanec figuruje - ukazovat v záložce Záznamy v sekci Nepřímá vazba na zaměstnance.

Nepřímá vazba na zaměstnance znamená, že je záznam ze šanonu uveden na kartě zaměstnance a jméno zaměstnance je uvedeno u daného záznamu a to je vše. 

Pevná vazba na zaměstnance

V případě použití Pevné vazby na zaměstnance je již situace jiná. Pevná vazba na zaměstnance umožní vidět na kartě zaměstnance záznamy rozdělené dle kategorií a následně i dle šanonů a hlavně záznam je se zaměstnancem pevně svázaný a v případě, že je zaměstnanci ukončen pracovní poměr a stane se neaktivním zaměstnancem, všechny záznamy pevnou vazbou propojené se zaměstnancem se stanou také neaktivními.

Nastavení pevné vazby se provádí přímo v šanonu a to v sekci struktura. 

Pokračování příkladu : Pro nastavení pevné vazby na zaměstnance je potřeba se vrátit do šanonu Mobilní telefony do sekce Struktura a kliknout na tlačítko Upravit, kde je sekce Pevná vazba na zaměstnance.

Tlačítkem Nastavit je možné vybrat, na které pole má být vytvořena pevná vazba. Rovněž na daném místě je potřeba určit, zda tyto záznamy mají být zobrazovány v osobním spisu zaměstnance.

Poznámka : Většinou je na výběr pouze jedno pole, ale mohou nastat situace, kdy opravdu bude potřeba správně vybrat - například můžeme mít šanon na evidenci školení a na kartě každého školení bude pole pro zadání účastníka školení a také pole pro zaměstnance, který interní školení vedl. A v případě tvorby pevné vazby je potřeba určit, jestli se dané školení má propojit s daným účastníkem školení a nebo právě se školitelem. Pro názornost, jak by vypadalo pole pro nastavení v tomto případě :

Pevná vazba může být z každého záznamu vždy jen na jednoho zaměstnance. Není možné vytvořit současně pevnou vazbu na účastníka školení i na školitele.

Díky nastavené pevné vazbě pak všechny záznamy ze šanonů, které jsou na daného zaměstnance navázány, je možné zobrazit na kartě zaměstnance v záložce Záznamy a to rozdělené podle kategorií a šanonů.

Aktivní a neaktivní záznamy

Druhou důležitou funkcí pevné vazby je možnost zneaktivnit záznamy. Stejně jako jsou zaměstnanci rozděleni na aktivní - tedy k danému dni s aktivním úvazkem - a neaktivní, tak stejně jsou rozděleny záznamy. 

Celá výhoda pevná vazby a tím pádem navázaných záznamů je, že při ukončení úvazku zaměstnance ( kdy se stává neaktivním ) jsou stejně zneaktivněny i všechny záznamy ve všech šanonech, které jsou na zaměstnance navázány. Zneaktivněním se myslí to, že při otevření šanonu nejsou tyto záznamy zobrazovány, ale je možné je vyfiltrovat pomocí položky Neaktivní záznamy.

Příklad : Během několika let, co je zaměstnanec u společnosti zaměstnán, projde spoustou školení, lékařských prohlídek, certifikací atd. A v případě, že zaměstnanec ukončí pracovní poměr, není žádoucí, aby všechny záznamy o oněch školení, prohlídkách atd. zůstávaly v šanonech. Díky pevné vazbě jsou označeny jako neaktivní a nejsou vidět při otevření šanonu. 

Záznamy je možné zneaktivnit i ručně a to i v případě, že zaměstnanec má i nadále aktivní úvazek (např. v šanonu školení chceme vidět vždy jen to poslední absolvované školení u každého zaměstnance a tak ostatní ručně zneaktivníme).

Zneaktivnění záznamu se provádí přímo v šanonu otevřením daného záznamu a kliknutím na rozbalovací menu Další a kliknutím na Archivovat.

Následně je záznam označený jako Archivovaný a při otevření šanonu není zobrazen. Archivované záznamy je možné si kdykoli zobrazit a to pomocí filtru, kdy jsou vyhledány záznamy ve stavu archivovány.

Opětovné zaktivnění je možné a opět stejnou cestou, tedy přes kliknutí na daný záznam a rozbalovací menu Další a tlačítko Aktivovat.

Záznamy je možné archivovat i aktivovat i hromadně a to vždy označením požadovaných záznamů a následně přes rozbalovací menu Hromadné akce opět tlačítko Archivovat nebo Aktivovat.